مایکروسافت در تمام نسخه‌های اخیر Office و در واقع در نرم‌افزارهای مختلف آفیس شامل ورد و اکسل و پاورپوینت، قابلیت ذخیره خودکار را پیش‌بینی کرده تا اگر به دلایل مختلف، فایلی ناگهان بسته شد، آخرین تغییراتی که کاربر در فایل ایجاد کرده، کاملاً از بین نرود. می‌توانید تنظیمات را تغییر بدهید تا هر دقیقه یک مرتبه تغییرات ذخیره شود.

اگر نرم‌افزاری مثل Word ناگهان بسته شود، پس از اجرا کردن مجدد می‌توانید از AutoRecover یا بازیابی خودکار استفاده کنید و آخرین تغییراتی که ذخیره شده را برگردانید. در این مقاله به این موضوع می‌پردازیم که چطور کاری کنیم که ورد، اکسل و سایر نرم‌افزارهای مجموعه آفیس مایکروسافت، هر دقیقه یک بار فایل را ذخیره کنند. با ما باشید.

در حالت عادی و به صورت پیش‌فرض قابلیت ذخیره کردن خودکار فایل‌ها فعال است و هر ۱۰ دقیقه یک بار تغییرات اخیر فایل را ذخیره می‌کند. عدد خوبی است به خصوص در مورد فایل‌های حجیم که ذخیره کردنشان کمی طول می‌کشد. اما در مورد فایل‌های کم‌حجم بهتر است به جای ۱۰ دقیقه، فاصله زمانی را به ۱ دقیقه کاهش دهید. در ادامه روال کار را بررسی می‌کنیم.

کاهش فاصله زمانی بین ذخیره کردن خودکار فایل در Word و Excel و غیره

نرم‌افزار موردنظر را اجرا کنید. در این مقاله نرم‌افزار Word را انتخاب کرده‌ایم اما روال کار در نرم‌افزارهای دیگر مثل Excel و PowerPoint کاملاً مشابه است.

روی منوی File در بالای صفحه کلیک کنید و سپس در ستون کناری روی گزینه‌ی Options کلیک کنید. به این ترتیب پنجره‌ای به اسم Word Options باز می‌شود. در دیگر نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت هم نام این پنجره مشابه و به عنوان مثال Excel Options و PowerPoint Options است.

در ستون کناری از پنجره‌ی باز شده، روی Save کلیک کنید. اکنون در سمت راست و در بخش Save documents تیک گزینه‌ی Save AutoRecover information every را بزنید تا ذخیره کردن اطلاعات ریکاوری فعال شود و سپس فاصله‌ی زمانی را بر حسب دقیقه وارد کنید که به صورت پیش‌فرض ۱۰ دقیقه است. در نهایت فراموش نکنید که روی دکمه‌ی OK کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره شود.

توجه کنید که در مورد فایل‌های حجیم، استفاده از اعداد کوچک مثل ۱ یا ۲ دقیقه، ممکن است مشکل‌ساز شود چرا که هر دقیقه برای مدتی کوتاه نمی‌توانید متن تایپ کنید یا به نظر می‌رسد که نرم‌افزار کند عمل می‌کند. در واقع در این لحظات، نرم‌افزار در حال ذخیره کردن آخرین تغییرات است.

غیرفعال کردن ریکاوری خودکار در نرم‌افزارهای آفیس

همان‌طور که اشاره کردیم اگر از منوی فایل گزینه‌ی Options‌ را انتخاب کنید، پنجره‌ی تنظیمات ورد، اکسل یا نرم‌افزارهای دیگر آفیس باز می‌شود. در این پنجره از ستون کناری گزینه‌ی Save را انتخاب کنید و سپس در سمت راست تیک کنار گزینه‌ی Save AutoRecover information every را حذف کنید.  فراموش نکنید که برای ذخیره کردن تغییرات، روی OK کلیک کنید.

چگونه کاری کنیم که فایل ورد، اکسل یا پاورپوینت هر دقیقه یک بار به صورت خودکار ذخیره شود؟

در این صورت قابلیت ذخیره کردن خودکار اطلاعات ریکاوری فایل به کلی غیرفعال می‌شود. بهتر است این ویژگی مفید را غیرفعال نکنید اما اگر مشکلی مثل کند شدن وجود دارد، می‌توانید فاصله‌ی زمانی بین ذخیره‌سازی خودکار را بیشتر کنید و به عنوان مثال از ۳۰ دقیقه یا بیشتر استفاده کنید.