فایل‌های اکسل که از همکاران دریافت می‌کنید، ممکن است با وجود ظاهر مرتب و محاسبات ظاهراً درست، اشتباهات پنهانی داشته باشند. پیوند به فایل‌های خارجی، ردیف‌های مخفی، اعداد ذخیره‌شده به‌صورت متن و فرمول‌های ناهماهنگ از جمله مشکلاتی هستند که می‌توانند نتیجه گزارش‌های مالی و فروش را تغییر دهند، بدون اینکه خطای واضحی نمایش داده شود.

با چند بررسی ساده در مایکروسافت اکسل می‌توانید پیش از استفاده از اطلاعات یک فایل، صحت محاسبات آن را ارزیابی کنید. این بررسی‌ها به نصب افزونه نیاز ندارند و برای کنترل گزارش‌های فروش، فایل‌های حسابداری و جدول‌های آماری کاربردی هستند.

اکسل برای جدول‌های معمولی و محاسبات روزمره بسیار کاربردی است، اما وقتی اطلاعات بین چند شیت پخش می‌شود یا حجم داده بالا می‌رود، مدیریت آن دشوارتر می‌شود. در چنین شرایطی لازم نیست حتماً سراغ یک سامانه دیتابیسی پیچیده بروید؛ بسته به مشکل اصلی می‌توانید از ابزارهایی استفاده کنید که هرکدام برای یک نوع کار طراحی شده‌اند.

اگر بیشتر کارهای روزانه در اکسل را با موس انجام می‌دهید، یادگیری چند میانبر پرکاربرد می‌تواند زمان زیادی از کار با جدول‌ها و داده‌ها کم کند. میانبرها برای جابه‌جایی بین سلول‌ها، انتخاب محدوده‌ها، ویرایش داده‌ها، فرمول‌نویسی، قالب‌بندی و مدیریت فایل کاربرد دارند. مایکروسافت نیز مجموعه گسترده‌ای از میانبرهای اکسل را برای نسخه‌های مختلف Excel ارائه کرده است.

در ادامه مهم‌ترین میانبرهای اکسل برای ویندوز را به شکل دسته‌بندی‌شده می‌بینید. این میانبرها بر اساس کاربرد روزمره انتخاب شده‌اند تا لازم نباشد تعداد زیادی کلید ترکیبی را حفظ کنید.

قالب‌بندی در اکسل فقط به انتخاب فونت زیباتر یا استفاده از رنگ‌های جذاب محدود نمی‌شود. یک جدول زمانی واقعاً کاربردی است که کاربر بتواند اطلاعات مهم را سریع پیدا کند، مقادیر را با یکدیگر مقایسه کند و بدون سردرگمی مفهوم داده‌ها را متوجه شود.

اکسل دسکتاپ قابلیت‌های مختلفی برای این کار دارد که بسیاری از آن‌ها بدون نیاز به سرویس‌های آنلاین یا قابلیت‌های اختصاصی Microsoft 365 قابل استفاده هستند. در این مطلب، پنج ابزار مهم برای قالب‌بندی حرفه‌ای فایل‌های اکسل بررسی می‌شوند و تمرکز اصلی نیز روی قابلیت‌هایی است که در نسخه دسکتاپ و آفلاین اکسل قابل استفاده هستند.

کار با فایل‌های بسیار بزرگ Excel می‌تواند به تجربه‌ای خسته‌کننده تبدیل شود؛ به‌خصوص زمانی که باز کردن و ذخیره کردن فایل زمان زیادی می‌برد یا اشتراک‌گذاری آن با همکاران دشوار می‌شود. در چنین شرایطی ممکن است تصور شود کندی عملکرد و حجم زیاد فایل، هزینه اجتناب‌ناپذیر کار با داده‌های حجیم است. اما همیشه چنین نیست.

یکی از راهکارهای ساده برای بعضی از فایل‌های بزرگ، ذخیره کردن Workbook با فرمت Excel Binary Workbook یا xlsb به جای فرمت استاندارد xlsx است. این فرمت برای ذخیره‌سازی باینری طراحی شده و مایکروسافت نیز آن را به عنوان یکی از فرمت‌های اصلی Excel معرفی می‌کند. در برخی Workbookهای حجیم، تغییر فرمت می‌تواند حجم فایل و زمان بارگذاری و ذخیره‌سازی را به شکل محسوسی کاهش دهد.

بیشتر افراد تصور می‌کنند برنامه‌نویسی به زبان پایتون در Excel قابلیتی است که باید برای تحلیل‌های پیچیده داده یا هوش مصنوعی از آن استفاده کرد. اما من متوجه شدم کاربرد آن می‌تواند بسیار ساده‌تر باشد: انجام کارهای تکراری و خسته‌کننده‌ای که معمولاً انجامشان را به زمان دیگری موکول می‌کنم با پایتون ساده می‌شود.

در واقع جدا کردن نام‌های نامرتب، مقایسه فهرست‌ها و تبدیل اعداد به گزارش‌های قابل فهم، بدون نیاز به فرمول‌های پیچیده یا Power Query بسیار ساده‌تر می‌شود ولیکن باید با زبان پایتون آشنایی داشته باشید. در ادامه‌ی این مقاله آموزشی سیاره‌ی آی‌تی به نحوه استفاده از Python در اکسل می‌پردازیم.

ساختن دستی ده‌ها یا حتی صدها پوشه می‌تواند زمان زیادی ببرد. اگر نام پوشه‌های موردنیازتان از قبل در یک صفحه‌گسترده ذخیره شده است، می‌توانید ساختار موردنظر را در اکسل آماده کنید و اجازه دهید ویندوز پوشه‌های واقعی را تنها در چند ثانیه ایجاد کند.

این روش، اکسل را به یک ابزار سریع برای تولید دستورات ویندوز تبدیل می‌کند. با ترکیب قابلیت Flash Fill یا فلش فیل با یک فایل ساده Batch ویندوز، می‌توانید دستورات موردنیاز را به‌صورت خودکار ایجاد کنید. در این روش از دستور MD استفاده می‌شود که مخفف Make Directory است؛ دستوری در ویندوز که برای ساخت پوشه‌های جدید به کار می‌رود. در ادامه‌ی این مقاله آموزشی از سایت سیاره‌ی آی‌تی، نحوه ساخت فولدرها به کمک فایل اکسل را توضیح می‌دهیم.

یکی از توابع جالب و کاربردی اکسل، تابع SEQUENCE است که معمولاً برای شماره‌گذاری به کار می‌رود. به عنوان مثال می‌توانید عنوان ستون‌ها یا ردیف‌های یک جدول را به صورت پویا با استفاده از تابع SEQUENCE ایجاد کنید.

در ادامه‌ی این مقاله آموزش اکسل به نحوه استفاده از تابع SEQUENCE در اکسل می‌پردازیم.

پس از وارد کردن اطلاعات در اکسل امکان تقسیم کردن یک ستون به چند ستون یا ردیف وجود دارد. روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارد، طبعاً روش دستی مناسب کارهای پیچیده و جداول بزرگ داده نیست. بهتر است برای برای تقسیم کردن سلول‌ها از تابع WRAPROWS در اکسل استفاده کنید که سلول‌ها را در چند ردیف قرار می‌دهد. در صورتی که بخواهید سلول‌هایی که در یک ردیف یا ستون تایپ شده را به سلول‌هایی در چند ستون تبدیل کنید نیز تابع WRAPCOLS در اکسل مناسب کار شماست.

در ادامه‌ی این مقاله‌ی آموزش نرم‌افزار اکسل به نحوه استفاده از ۲ تابع WRAPCOLS و تابع WRAPROWS در اکسل می‌پردازیم. با سیاره‌ی ‌آی‌تی همراه باشید.

کاربرد تابع WARPCOLS در اکسل تبدیل کردن یک ستون از داده‌ها به چند ستون و به عبارت دیگر تبدیل کردن آرایه‌ی یک بعدی به چند بعدی است. به همین صورت می‌توان از تابع دیگری به نام WARPROWS برای تبدیل کردن یک ردیف از سلول‌ها به چند ردیف استفاده کرد.

در ادامه با چند مثال ساده شیوه‌ی استفاده از تابع WARPCOLS و WARPROWS اکسل را توضیح می‌دهیم. با سیاره‌ی آی‌تی همراه باشید.

در نرم افزار اکسل زمانی که می‌خواهیم فرمول‌هایی بنویسیم که عبارت‌های متنی در آن به کار رفته، از دابل‌کوتیشن یا علامت " استفاده می‌کنیم. اگر عبارت متنی یا به زبان دیگر String داخل دابل‌کوتیشن قرار نگیرد، خروجی فرمول‌ها با آنچه فکر می‌کنیم متفاوت خواهد بود و گاهی ارور در سلول ظاهر می‌شود. بنابراین آشنایی با روش درست استفاده از دابل‌کوتیشن در نرم‌افزار Excel و نرم‌افزارهای مشابه مثل Google Sheet ضروری است.

در ادامه مطلب شیوه صحیح استفاده از " در اکسل را با چند مثال ساده توضیح می‌دهیم.

هوش مصنوعی Copilot یکی از نقاط قوت ویندوز 11 نسبت به ویندوزهای قدیمی است. مایکروسافت از این هوش مصنوعی در آپدیت‌های جدید مجموعه‌ی آفیس شامل نرم‌افزار Excel استفاده کرده و می‌توان برخی از کارهای پیچیده را با ارسال فرمان به هوش مصنوعی انجام داد. البته توصیه‌ی مایکروسافت این است که برای کارهای دقیق و حساس از هوش مصنوعی استفاده نکنیم و طبق معمول از روش فرمول نویسی استفاده کنیم.

در این مقاله با نحوه استفاده از هوش مصنوعی Copilot در اکسل آشنا می‌شویم و کار با تابعی به همین نام را توضیح می‌دهیم.