اکسل

یکی از نرم‌افزارهای مشابه Excel که به صورت اپلیکیشن تحت وب طراحی شده و در سیستم عامل‌های مختلف با استفاده از مرورگر اینترنت می‌توان از آن استفاده کرد، سرویس تحت وب Google Sheets است. در این سرویس تحت وب به راحتی می‌توان فایل‌هایی با قالب‌های مفید اولیه ایجاد کرد و با استفاده از Share یا به اشتراک‌گذاری، آن را در اختیار دوستان و همکاران قرار داد و به صورت گروهی روی فایل‌ها کار کرد.

در این مقاله با گوگل شیتس آشنا می‌شویم و مدیریت کردن هزینه‌ها و لیست وظایف و کارها را با دو قالب Monthly budget و To-do list آن بررسی می‌کنیم. همراهان همیشگی سیاره‌ی آی‌تی با ما در ادامه‌ی مطلب همراه شوید.

کاربردهای Google Sheets و مزیت‌های آن نسبت به Excel مایکروسافت

نرم‌افزار اکسل مجموعه‌ی آفیس مایکروسافت یکی از بهترین نرم‌افزارها برای امور آماری و محاسباتی است که با داده‌های متنوع سروکار دارد. اما Sheets که یکی از وب‌اپلیکیشن‌های گوگل است هم بسیاری از قابلیت‌های Excel را دارد و البته در کنار کم و کاستی‌ها، مزایایی نسبت به آن دارد که در ادامه به برخی موارد مهم‌تر اشاره می‌کنیم.

یکی از اشکالاتی که گاهی در نرم‌افزار Excel با آن مواجه می‌شویم این است که فرمت یا ساختار اعداد با اضافه کردن ردیف در جدول یا گاهی کپی کردن محتوا در سلول‌های پایین‌تر یا سلول‌های بعدی، حفظ نمی‌شود و تغییر می‌کند. مثلاً تعداد ارقام  بعد از اعشار چند سلول ۱ عدد است اما با افزودن سلولی دیگر، تغییر می‌کند و کمتر یا بیشتر می‌شود.

در این مقاله با روش کپی کردن فرمت اعداد در اکسل آشنا می‌شویم که مشکل یکسان نبودن ظاهر اعداد از نظر نوع نمایش را برطرف می‌کند. با سیاره‌ی آی‌تی در ادامه‌ی مطلب همراه شوید.

قبل از هر چیز بهتر است مشکل را با یک مثال ساده و روشن، توضیح دهیم. فرض کنید تعدادی سلول از یک ستون اکسل، درآمد ماهانه‌ی خود را یادداشت کرده‌اید و در سلول پایین لیست با استفاده از تابع SUM، حاصل‌جمع اعداد را درج کرده‌اید و ظاهر آن متفاوت است:

یکی از قابلیت‌های مفید Excel مجموعه‌ی آفیس مایکروسافت، فرمت کردن سلول‌ها با توجه به مقدار درونشان است. منظور از فرمت، مواردی مثل رنگ سلول است و این یعنی می‌توانید از قابلیت Conditional Formatting اکسل استفاده کنید و سلول‌هایی که مقدارشان بین دو عدد خاص است را با رنگ خاص، مشخص کنید.

اگر از یک اسکریپت ساده‌ی ویژوآل بیسیک در اکسل استفاده کنید، می‌توانید سلول‌هایی که رنگ خاصی دارند را قفل کنید! چه انتخاب رنگ سلول به صورت دستی صورت گرفته باشد و چه از فرمت کردن شرطی یا Conditional Formatting استفاده شده باشد، در هر دو صورت می‌توانید به کمک VBA سلول‌ها را قفل کنید.

در ادامه به نحوه قفل کردن سلول‌های اکسل که رنگ خاصی دارند را بررسی می‌کنیم. با سیاره‌ی آی‌تی همراه شوید.

در نرم‌افزارهای مجموعه‌ی آفیس مایکروسافت، قابلیت ذخیره کردن خودکار یا AutoSave یکی از راه‌های نجات محسوب می‌شود چرا که اگر فراموش کرده باشید فایلی را ذخیره کنید و ناگهان کامپیوتر به دلیلی خاموش شود یا هنگ کند، نسخه‌ی ذخیره‌شده به صورت خودکار، قابل بازیابی است. به عبارت دیگر پس از روشن کردن مجدد سیستم و اجرا کردن نرم‌افزاری مثل Word یا Excel، پنجره‌ی ریکاوری خودکار یا AutoRecover را مشاهده خواهید کرد.

در این مقاله می‌خواهیم فاصله‌ی زمانی بین ذخیره‌سازی خودکار فایل‌ها را در نرم‌افزارهای مجموعه‌ی آفیس مایکروسافت تغییر دهیم. با کاهش فاصله‌ی زمانی، احتمال اینکه آخرین تغییرات فایل ذخیره نشود، کمتر می‌شود.

برخی کاربران طبق عادت یا با توجه به اهمیتی که برخی فایل‌های آفیس دارد، زمانی که فایل را باز کرده و مشغول ویرایش کردن آن هستند، مرتباً با کلیک روی گزینه‌ی Save آخرین تغییرات را ذخیره می‌کنند. می‌توانید از دکمه‌های Ctrl + S نیز برای این کار استفاده کنید. اما حتی اگر شخص دقیق و منظمی باشید هم ممکن است در اواسط کارهای طولانی روی برخی فایل‌ها، فراموش کنید که آخرین تغییرات را ذخیره کنید. به خصوص اگر چند فایل در چند نرم‌افزار مختلف باز شده باشد!

در نرم‌افزار اکسل می‌توانیم با روش‌های مختلفی سلول‌ها را ترکیب کنیم. Merge کردن یا تبدیل چند سلول به یک سلول و همین‌طور ترکیب کردن سلول‌ها با استفاده از تابع CONCATENATE  که اطلاعات سلول‌ها را با هم ترکیب می‌کند، دو روش عمومی برای ترکیب سلول‌ها در Excel است.

در اکسل علاوه بر ترکیب سلول‌ها، می‌توان ستون‌ها را نیز ترکیب کرد. در ادامه به نکات جالب و نحوه یکی کردن چند سلول یا اطلاعات چند سلول در اکسل می‌پردازیم. با ما باشید تا حرفه‌ای‌تر با Microsoft Excel کار کنیم.

چگونه سلول‌ها را در اکسل ترکیب کنیم؟

قبل از این که به مقوله‌ی Merge یا ترکیب کردن سلول‌ها در اکسل بپردازیم و روش کار را بررسی کنیم، ابتدا بهتر است ببینیم حین ترکیب سلول‌ها چه اتفاقی می‌افتد. فرض کنید دو ستون حاوی نام و نام خانوادگی افراد است، مثل ستون‌های B و C تصویر زیر: