آموزش ورد کارمندان سریع و آسان + تکنیک های طراحی صفحات متنی

هنگامی که از برنامه های تایپ متن برای کتاب و مجلات صحبت می کنیم برنامه های انگشت شماری هستند که می توانند تمامی خواسته ها و تقاضاهای ما را پوشش بدهند. نرم افزارهای واژه پرداز باید بتوانند تمامی نیازهای کارمندان برای انجام امور کاری محوله را بخوبی انجام دهند و امکانات کاملی داشته باشند. یکی از مهمترین نرم افزارهایی که می توانیم در این زمینه معرفی کنیم نرم افزار آفیس ورد (Office Word) می باشد که توانسته است بعد از بروزرسانی های سالانه و متعددی که توسط شرکت بزرگ مایکروسافت بعنوان سازنده و پشتیبان اصلی این برنامه می باشد، امکانات متعددی را به کاربران عرضه کرده و آنها در شیوه های مختلف صفحه آرایی کتاب و مجلات کمک کند. از این رو آموزش ورد کارمندان باید بگونه ای باشد تا بتوانند با این نرم افزار بسادگی کار کنند و گزارشات خواسته شده را ارائه دهند. به همین خاطر می خواهیم آموزش سریع و آسان از نرم افزار ورد را برای کارمندان ارائه کنیم تا از آن برای کارهای روزمره خود استفاده کنند.

معرفی نرم افزار آفیس ورد

نرم افزار ورد در حال حاضر پراستفاده ترین برنامه برای انجام کارهای مربوط به امور تایپ و واژه پردازی است که امروزه بعنوان یک برنامه ی مهم و کاربردی در همه ی شرکت ها مورد بهره برداری قرار می گیرد. پس یادگیری آن بسیار مهم است. نرم افزار ورد که از دهه گذشته در اختیار کاربران قرار گرفته است تا به الان یکی از بهترین و پر امکانات ترین نرم افزارها لقب گرفته است که می توانیم از آن چه به صورت مستقیم و چه غیر مستقیم برای انجام و ارائه انواع سندهای متنی استفاده کنیم. از ویژگی های مهم برنامه ی ورد از مجموعه ی عظیم آفیس این است که دائما در حال بروزرسانی و اضافه شدن گزینه های متعدد بر روی نسخه های جدید می باشد.

البته که هر نرم افزاری بعد از عرضه همیشه با مشکلات و باگ هایی همراه است و چه شرکت بزرگ مایکروسافت و یا شرکت های دیگر سعی بر برطرف کردن آن ها دارند تا رابط کاربری و ساختار برنامه را بهبود ببخشند ولی نرم افزار ورد را می توان یکی از بی اشکال ترین برنامه ها دانست که تمامی قابلیت های اصلی آن از نسخه های ابتدایی موجود بوده و از سال 2007 به بعد که منوی استایل جدیدی به آن داده شد تقریبا هر ساله رابط کاربری آن عوض می شود و ظاهری جدید برای آن طراحی می شود.

درباره آموزش ورد کارمندان یکی از مهمترین مهارت هایی که هر کارمندی باید در محیط کار داشته باشد توانایی کار با نرم افزار ورد می باشد که بتواند تمامی وظایف خود را برای انجام امور دفتری انجام دهد، برای این منظور در حال حاضر مجموعه آموزشی فرادرس توانسته است یکی از بهترین طرح های یادگیری را با عنوان طرح آموزش سازمانی فرادرس ارائه کند تا نیازهای کارمندان و کارکنان شرکت ها و سازمان ها را تامین کرده و ضمن توجه به مسئولیت اجتماعی خود شرایطی را ایجاد کند تا کلیه افراد علاوه بر افزایش توانایی های خود بتوانند نقش سازنده و مهمی در رسیدن به اهداف سازمان خود داشته باشند. در صورتی که نیاز دارید از شرایط آموزش سازمانی فرادرس بیشتر بدانید پیشنهاد می کنیم قبل از ادامه این مطلب با مراجعه به لینک زیر شرایط استفاده از طرح آموزش سازمانی فرادرس را مشاهده کنید:

• طرح آموزش سازمانی فرادرس — کلیک کنید

آشنایی با منوهای نرم افزار آفیس ورد

در اولین قسمت از آموزش بخش های مهم نرم افزار ورد می خواهیم بسراغ بخش منوی اصلی یا ریبون بار (Ribbon Bar) نرم افزار آفیس ورد برویم جایی که تقریبا تمامی تنظیمات این برنامه در آن قرار گرفته است. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنیم بخشی را می بینیم که گزینه های تنظیمات ورد بصورت سربرگ و تب های مجزا از هم قرار گرفته اند و هر سربرگ برای انجام اعمال خاصی بر روی سندهای متنی درنظر گرفته شده است.

سربرگ Home

اصلی سربرگ در منوی ریبون بار نرم افزار ورد مربوط به گزینه ی Home می شود که البته بعد از باز شدن این نرم افزار بصورت پیشفرض این سربرگ آماده و فعال است. این مورد هم بدلیل قرار گرفتن و وجود مهمترین و پرکاربردترین گزینه ها در این سربرگ است. در این سربرگ می توانیم 4 بخش اصلی را مشاهده کنیم که هرکدام با نام های مجزایی مشخص شده اند و برای منظور خاصی در کنار هم قرار گرفته اند.

بخش اول Clipboard : در این بخش که با نام Clipboard مشخص شده است می توانیم تمامی تنظیمات مربوط به کپی و جایگذاری را در نرم افزار ورد انجام دهیم. بطور مثال اگر متنی را از یک فایل و سند متنی بخواهید کپی کنید ابتدا بخش مورد نظر را انتخاب و Select می کنید و سپس بعد از آن بر روی گزینه ی مشخص شده Copy کلیک می کنید. سپس برای چسباندن و جایگذاری متن انتخاب شده می بایست اینبار در سند جدیدی که می خواهید متن به آن منتقل شود در محل مورد نظر مکان نما موس را کلیک کرده و سپس بر روی گزینه ی جایگذاری یا Paste کلیک کنید. در این حالت براحتی می توانید متنی را از یک فایل به فایل دیگری با استفاده از گزینه های این بخش کپی یا منتقل کنید.

لازم به ذکر است که برای راحتی و سرعت بیشتر کار شما کارمندان در نرم افزار ورد مانند سایر برنامه های متنی می توانید به جای کلیک بر روی گزینه ی Copy، کلیدهای ترکیبی Ctrl+C و برای گزینه انتقال یا Cut، کلیدهای ترکیبی Ctrl+X را بزنید و برای جایگذاری یا چسباندن می توانید از کلیدهای ترکیبی Ctrl+V استفاده کنید.

بخش دوم Font : به جرأت می توان گفت یکی از پر استفاده ترین بخش های موجود در نرم افزار ورد مربوط به همین بخش Font می باشد چون تمامی تنظیمات و گزینه های مورد نظر برای ویرایش یک محتوای متنی را داراست. بخش Font می تواند برخی قابلیت ها شامل تغییر سایز متن، تغییر رنگ فونت و پس زمینه متن، تغییر در استایل متن شامل ضخیم کردن، کج دار کردن و همینطور زیرخط دار کردن را به کارمندان جهت کار با انواع سندهای متنی ارائه کند.

بخش سوم Paragraph : همانطور که از نام این بخش مشخص است می توانیم اینبار تمامی تنظیمات مربوط به پاراگراف ها را برای سندهای متنی در فایل ورد انجام دهیم. برای یادگیری و آموزش ورد کارمندان باید از بخش پاراگراف بصورت کاربردی بهره ببریم که با استفاده از این بخش می توانیم افزودن شماره بندی، نشانه و علامت را به ابتدای هر خط را در اختیار داشته باشیم، راست چین، چپ چین، وسط چین کردن پاراگراف ها را انجام دهیم، بین خطوط متنی در یک پاراگراف فاصله را تنظیم کنیم، جهت نوشتاری متن را از راست به چپ برای زبان فارسی و از چپ به راست برای زبان های خارجی مانند زبان انگلیسی تنظیم کنیم و بسیاری از تنظیمات دیگر را برای Paragraph در نرم افزار Word انجام دهیم.

• مجموعه آموزش ورد (Word) — کلیک کنید

بخش چهارم Style : در بخش چهارم نیز می توانیم استایل ها و شمایل مختلفی را به نوشته های خودمان اضافه کنیم که می تواند به سندهای متنی شکل و قالب مجزایی اضافه کند. البته می توانیم هر بخش از این استایل های از پیش تعریف شده را تغییر دهیم که گزینه ها و تنظیمات موجود در بخش استایل به کمک ما خواهند آمد.

سربرگ Insert

بعد از سربرگ کاربردی Home، مهمترین سربرگ دیگری که استفاده های متعددی از آن خواهیم داشت برای افزودن بخش ها و المان ها و فایل های مجزا از داخل یک سند متنی است که با نام سربرگ Insert می شناسیم. در این سربرگ می توانیم برای افزودن جدول، عکس، صفحات آماده، اشکال و المان ها، نمودار، طرح های نوشته گرافیکی، لینک و سایر طرح های دیگر استفاده کنیم.

• افزودن عکس در آفیس ورد

بعلت تنظیمات زیادی که هر کدام از گزینه های اشاره شده دارند وقتی بطور مثال یک عکس را به سند متنی اضافه می کنیم یک سربرگ پنهان با نام Format نمایان می شود که می توانیم انواع تنظیمات مربوط به یک عکس را انجام دهیم. جهت افزایش توانایی و آموزش ورد کارمندان باید با تمامی گزینه های موجود در سربرگ Insert آشنا شویم تا در صورت درخواست اضافه کردن هر المان و فایلی بتوانیم آن را به نرم افزار ورد اضافه کنیم.

• افزودن جدول در آفیس ورد

بعد از افزودن عکس در یک سند متنی نیاز است تا برخی گزینه های دیگر را هم به متن خود اضافه کنیم. یکی از انواع گزینه های انتخابی می تواند یک جدول باشد که می توانیم به آسانی و سادگی هرچه تمام تر جدولی با سایز مشخص و تعداد سطر و ستون تعیین شده در یک فایل ورد اضافه کنیم. بعد از اضافه کردن جدول در یک سند متنی 2 سربرگ پنهان شده با نام های Layout  و Design نمایان می شوند که از سربرگ Design می توانیم جهت تغییر در ساختار جداول استفاده کنیم و همچنین از سربرگ Layout نیز برای تغییر در محتوای جدول بهره ببریم.

سربرگ Design

بعد از سربرگ Insert، تب مهم دیگری که مشاهده می کنیم سربرگ Design می باشد که همانطور که از نام آن مشخص است جهت طراحی صفحات ورد کاربرد دارد و تمامی تنظیمات مورد نیاز کارمندان برای امور دفتری و کاری آنها آماده شده است. در اولین بخش از این سربرگ می توانیم در قسمت Document Formatting تنظیماتی شامل قالب و تم اصلی متن را انتخاب کنیم و تمامی بخش های آن را نیز بصورت دستی تغییر بنا به سلیقه خودمان تغییر دهیم. بعد از آن با استفاده از گزینه ی Paragraph Spacing می توانیم فاصله بین پاراگراف ها را تعیین کنیم و همچنین افکت ها و استایل های جذابی را به نوشته های موجود در یک سند متنی آفیس ورد اضافه کنیم.

همچنین در بخش دیگری با نام Page Background امکان افزودن طرح واترمارک جهت جلوگیری از کپی محتوای متنی شرکت و دفتر اداری تان را داشته باشید و همچنین رنگ و طرح دلخواه خود را برای پس زمینه ی سند متنی اضافه کنید و در آخر هم کادر و حاشیه زیبایی را به اطراف صفحات ورد اضافه کنید. که در مورد افزودن کادر تنها کافیست بر روی گزینه ی Page Border کلیک کنید و بعد از آن پنجره ی Border and Shading ظاهر خواهد شد که می توانید در تب Page Border با گزینه هایی شامل Style و Color کار کنید تا یک کادر زیبا و جذاب را به صفحات ورد خود افزوده و با استفاده از گزینه ی Width میزان ضخامت کادر و حاشیه ی انتخابی را تغییر دهید. البته با کلیک بر روی گزینه ی کشویی Art می توانیم برخی طرح های آماده و گرافیکی را برای صفحات ورد انتخاب کنیم.

سربرگ Layout

در ادامه ی آموزش ورد کارمندان باید به این سربرگ مهم توجه کنیم که بعد از افزودن و ویرایش محتوای مورد نظر می بایست ساختار و نمای کلی یک صفحه ی ورد را تنظیم کنیم که برای اینکار به سراغ سربرگ Layout می رویم و در بخش Page Setup می توانیم حاشیه های اطراف یک صفحه ی آماده ی چاپ گرفتن را تنظیم کنیم که از هر سمت بالا و پایین، چپ و راست چه مقدار نوشته ها تا لبه ی کاغذ چاپ شده فاصله داشته باشند.

برخی از تنظیمات مهم دیگر در بخش تنظیمات صفحه (Page Setup) عبارتند از :

• تغییر حالت عمومی و افقی صفحات
• تغییر سایز صفحات به اندازه های استاندارد مانند A4، A5 و ...
• افزودن ستون های نوشتاری به سبک مجلات و روزنامه ها
• شکستن و نصف کردن صفحات
• شماره بندی صفحات با استفاده از اعداد و علامت ها

در بخش دیگری از سربرگ Layout می توانیم با استفاده از مقدار Indent میزان فاصله ی یک پاراگراف را از سمت چپ و راست تا کناره ی کاغذ پرینت شده مشخص کنیم و همچنین از بخش Spacing می توان میزان فاصله ی بین پاراگراف ها مشخص کنیم.

سربرگ References

همانطور که از نام این سربرگ مشخص است برای افزودن بخش منابع تحقیقاتی و پاورقی در کتاب ها و مجلات می توانیم از گزینه های موجود در این سربرگ استفاده کنیم که البته مانند سربرگ قبلی کاربرد زیادی ندارد و بیشتر برای همین منظور مورد استفاده قرار می گیرد.

در ادامه نیز سربرگ های دیگری وجود دارد با نام Mailing جهت ایمیل کردن محتوای سند متنی موجود، سربرگ Review جهت مرور کردن غلط های املایی و نگارشی موجود در متن و همچنین سربرگ View که مشخص هست برای تغییر نوع نمایش صفحات متنی در نرم افزار ورد کاربرد دارد و تنها نوع نمایش را در این نرم افزار تغییر می دهد و تاثیری در نوع نمایش در چاپ صفحات ورد نخواهد داشت.

همانطور که ملاحظه کردید در این مطلب به فراگیری سربرگ ها و بخش های متعددی از نرم افزار ورد برای یادگیری سریع و آسان آن و همچنین برای آموزش دادن به کارمندان در محیط کاری و شرکتی پرداخت شد تا افراد بتوانند براحتی با این نرم افزار کاربردی کار کنند و تقاضاهای خواسته شده از آنان را در زمینه شغل مورد نظرشان برآورده کنند.

جمع بندی درباره آموزش ورد کارمندان

در این مطلب با نرم افزار مهم و کاربردی آفیس ورد آشنا شدیم و در مورد آن اطلاعات مختصر و مفیدی دادیم تا کارمندان بتوانند از آنها استفاده کنند. در ادامه به سربرگ ها و تنظیمات خاص موجود در برنامه ی Word اشاره کردیم که از آنها می توانیم برای تغییر و تنظیم صفحات متنی استفاده کنیم. در این مطلب بصورت کلی با مهمترین بخش های مورد نیاز برای آموزش ورد کارمندان آشنا شدیم که لازم است با تمرین و تکرار بتوانید توانایی های خود را ارتقاء دهید.

در صورتی که شما هم تمایل دارید برای بهبود توانایی های خود از آموزش های فرادرس استفاده کنید پیشنهاد می کنیم با مراجعه به لینک زیر اطلاعات و شرایط بهره بردن از طرح آموزش سازمانی فرادرس را مشاهده کرده و اگر تمایل به استفاده از این طرح دارید با تکمیل نمودن فرم موجود در انتهای صفحه منتظر تماس از سوی فرادرس باشید.

• مجموعه آموزش نرم افزارهای آفیس
• طرح آموزش سازمانی فرادرس

‌سیاره‌ی آی‌تی