سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ، یک نرم افزار بومی و داخلی است که با استفاده از تکنولوژی روز دنیا طراحی ساخته شده است. ویژگی‌ها و امکانات منحصربه‌فردی که سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ دارد، باعث شده است که این نرم افزار نقش موثری در مدیریت مرکز تماس سازمان‌ها و شرکت‌های داخلی ایفا کند. زمانی که یک سازمان در حال رشد و توسعه واحدهای مختلف خود است، نظارت و کنترل عملکرد هر واحد نقش مهمی در حفظ رشد و پایداری کل سازمان ایفا می‌کند. در نهایت این رشد منجر به افزایش تعداد مشتریان و حفظ رضایت‌مندی آن‌ها می‌شود. سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ به عنوان سامانه مدیریت مرکز تماس بر اساس راهکارها و خدمات ارتباط تلفنی که به سازمان‌ها ارائه می‌دهد، شما را برای رسیدن به اهدافتان همراهی خواهد کرد. در این مقاله می‌خواهیم این سامانه را معرفی کنیم و برخی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و امکانات آن را بررسی کنیم.
سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ چه کارایی دارد؟
با سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ،این امکان را دارید که سناریوهای اختصاصی برای پاسخگویی به تماس‌های خود طراحی و اجرا کنید. شما می‌توانید با گروه‌بندی اپراتورها و ایجاد شرط‌های زمانی و تعریف صف انتظار برای کاربران سیستم تلفنی کیفیت پاسخگویی سازمان خود را ارتقا دهید. سناریوهایی مثل نحوه اتصال تماس با توجه به رخدادهایی از قبیل اشغال بودن اپراتور، پایان ساعت کاری، زمان انتظار بیش از حد مشتری و بسیاری موارد دیگر به راحتی در سامانه الوویپ قابل اجرا خواهد بود.
به‌عنوان نمونه، راهکار مرکز تماس الوویپ، بستری برای مدیریت حرفه‌ای اپراتورها و دپارتمان‌ها، وضعیت فعالیت پرسنل، شیفت‌های کاری، ورود کاربر به صف تماس و نظارت بر عملکرد مجموعه را در اختیار شما قرار می‌دهد. همچنین تدوین سناریوهای مختلف در مرکز تماس، ایجاد نظرسنجی هوشمندانه و کاهش تعداد تماس‌های قطع شده بخشی دیگر از امکانات سرویس مرکز تماس الوویپ است.
مدیریت مرکز تلفن با سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ
شما به عنوان یک مدیر، زمانی می‌توانید تصمیمات صحیح برای توسعه و بهبود سازمان خود بگیرید که گزارش دقیق و تحلیلی از مجموعه‌تان داشته باشید. یکی دیگر از امکانات کاربردی که سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ در اختیار مدیران قرار می‌دهد گزارشات دقیق از عملکرد هر اپراتور یا هر بخش از سازمان است. مواردی مانند تعداد تماس‌های دریافتی، میانگین زمان مکالمات، میزان رضایت مشتری از پاسخ اپراتور و حتی میزان زمان انتظار مشتری برای اتصال به اولین اپراتور تماما در سامانه مدیریت مرکز تلفن الوویپ قابل بررسی است.
در این خصوص، الوویپ، با ارائه سیستم تلفنی اداری، امکان مدیریت داخلی‌ها، صف‌ها، پرسنل دورکار و ارتباط بین شعب را برای شما فراهم می‌کند. همچنین مواردی چون ضبط مکالمات، گروه‌بندی تماس‌ها، نظرسنجی اپراتور و کنفرانس تلفنی برخی دیگر از امکانات سیستم تلفنی الوویپ به شمار می‌آیند.
علاوه بر موارد فوق، سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ این قابلیت را در اختیارتان قرار می‌دهد تا با استفاده از سرویس گزارش‌ساز این سامانه، گزارش شخصی‌سازی شده خود را طراحی کنید. مدیر یک مجموعه با در دست داشتن این گزار‌ش‌ها، می‌تواند نظارت بهتری بر عملکرد مجموعه خود داشته باشد و راهکارهای مناسبی برای مسائل پیش‌رو در نظر بگیرند. به عنوان مثال با بررسی میانگین زمان مکالمات، می‌توانید تعداد اپراتورهای مورد نیاز سازمان خود را پیش‌بینی کند. همچنین با در دست داشتن تعداد تماس‌های قطع شده و میانگین زمان انتظار مشتریان می‌توانید راهکاری برای کاهش آن‌ها تدوین کنید.
پاسخگویی به موقع به مشتریان
افرادی که با مرکز تماس یک شرکت یا سازمان تماس می‌گیرند، انتظار یک پاسخگویی به موقع و صحیح را دارند. احتمالا تجربه انتظار طولانی مدت برای اتصال به یک اپراتور را داشته‌اید و این لحظات برای شما باعث ایجاد نارضایتی از خدمات آن مجموعه شده است. چه راهکاری می‌توان برای این چالش مهم و اساسی داشت؟ این مسئله را سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ به راحتی برای سازمان و شرکت شما برطرف خواهد کرد.
سرویس مدیریت صف تماس سامانه الوویپ به صورتی طراحی شده است که متناسب با ترافیک مرکز تماس زمان انتظار مشتریان را کاهش دهد. شما می‌توانید استراتژی را در مرکز تماس خود طراحی کنید که در آن کاربر در زمان‌های شلوغ به اپراتورهای آزاد متصل شود و در صورت پاسخگو نبودن اپراتور تماس به تلفن همراه وی متصل شود. حتی در چنین شرایطی کاربر می‌تواند درخواست تماس خود را ثبت کند تا اپراتور در اسرع وقت با وی تماس بگیرد.
ارتباط یکپارچه بین تمام واحدها
گاهی حساسیت و کارایی مرکز تماس به صورتی است که شعب مختلفی در نقاط گوناگون یک شهر یا کشور دارد. سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ برای مدیریت این موضوع امکانی تحت عنوان توزیع تماس را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. این قابلیت تماس‌ها را بر اساس پیش شماره تلفن مشتریان بین واحدهای یا شعب مختلف سازمان توزیع می‌کند. به عنوان مثال اگر فردی از اصفهان با شرکت شما تماس بگیرد، سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ بر اساس پیش شماره آن شهر به صورت اتوماتیک تماس را به واحد یا شعبه خاصی که شما تعیین کرده‌اید متصل می‌کند و این باعث می‌شود که ارتباطات شما با مشتریان هدف‌مند شود.
شما به کمک راهکار ارتباط بین شعب ویپ، می‌توانید تمامی شعبه‌های خود را در هر موقعیت جغرافیایی با یکدیگر مرتبط سازید. این سامانه به دلیل اینکه بر بستر شبکه طراحی و تدوین شده است این امکان را برای شما ایجاد می‌سازد تا شعب مختلف سازمان را در یک شهر، استان یا حتی سرتاسر کشور به یکدیگر متصل کنید.
مدیریت واحدهای مختلف
طبیعتا یک کسب و کار از واحدهای متعددی تشکیل شده است که وظایف هر کدام با دیگری تفاوت دارد. اما ساماندهی این مجموعه‌های کاری به یک مدیریت یکپارچه و هوشمند نیاز دارد. سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ به گونه‌ای طراحی شده است که شما بتوانید برای هر یک از گروه‌های کاری خود یک سطح دسترسی مشخص تعیین کنید. شما با تعیین سطح دسترسی مد نظر خودتان مدیریت هر بخش را به مدیر آن واحد منتقل می‌کنید. در این حالت شما می‌توانید باز هم عملکرد هر واحد را به صورت مشخص و تفکیک شده رصد و بررسی کنید.
ارتباط سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ با CRM
با توجه به اینکه مشتری‌مداری و خدمات پشتیبانی بخش مهمی از ساز و کار یک شرکت به حساب می‌آیند، باید راهکاری برای چالش‌های آن در نظر داشت. برای بهبود فرآیند پشتیبانی، سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ شما را قادر می‌سازد تا مشتریان خود را گروه‌بندی کنید. حال با برقراری ارتباط بین سامانه مدیریت مرکز تلفن الوویپ و CRM مجموعه خود، به شکل مناسب‌تری پاسخگوی مشتریان باشید. به عنوان مثال در صورتی که مشتریان دارای قرارداد با مجموعه‌تان تماس گرفتند، تماس آن‌ها به اپراتورهای خاصی در واحد پشتیبانی متصل شود. حتی می‌توان این امکان را برای مشتریان قدیمی ایجاد کرد که بدون حضور در صف تماس، مستقیما به اپراتور متصل شوند. البته از این دست سناریوها را می‌توانید برای مشتریان جدید خود هم پیاده‌سازی کنید.
سخن پایانی
الوویپ یک نرم افزار مدیریت مرکز تماس بر بستر فناوری ویپ است که تا کنون بیش از 500 شرکت و سازمان مختلف برای مدیریت فرآیندهای تلفنی خود به آن اعتماد کرده‌اند. الوویپ با امکاناتی که در اختیار صاحبان کسب‌و‌کار قرار داده است، باعث بهبود و تسهیل مدیریت هوشمندانه ارتباطات تلفنی آن‌ها شده است.
اگر کسب‌و‌کار شما به نوعی مشتری محور هست و ارتباط حرفه‌ای با مشتریان لازمه کار شماست، طبیعتا ارتباطات تلفنی به عنوان اصلی‌ترین راه ارتباطی با مشتریان نقش مهمی در اجرای استراتژی سازمان شما و درآمدزایی آن دارد. بنابراین اگر می‌خواهید در هنگام تماس پرونده مشتریان را بررسی کنید و بر اساس ویژگی‌ها و اطلاعات شخصی هر مشتری به شکل هوشمندی به تماس‌ها پاسخ دهید، می‌توانید بخشی از این مسیر را به صورت خودکار توسط سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ انجام دهید. در ضمن اگر نظارت بر عملکرد مرکز تماس بر اساس آمار و ارقام دقیق برای شما اهمیت دارد و می‌خواهید گزارش‌های تحلیلی از مرکز تماس خود داشته باشید، سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ یک انتخاب ایده‌آل برای شما خواهد بود.
برای استفاده از خدمات نرم افزار مرکز تماس الوویپ به اینجا مراجعه کنید.
سیاره‌ی آی‌تی