مرتب‌سازی و فیلتر کردن ردیف‌های جدول در نرم‌افزار Excel، یکی از مفیدترین قابلیت‌های اکسل است و تنظیمات متنوعی در این زمینه پیش‌بینی شده است. به عنوان مثال می‌توانید دانش‌آموزان یک کلاس را به راحتی بر حسب اسم و فامیل یا نمره مرتب کنید و همین‌طور می‌توانید افرادی که نمره‌ی خاصی دریافت کرده‌اند یا نمره‌شان کمتر یا بیشتر از عددی خاص است را مخفی کنید.

در این مقاله به نحوه‌ی مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌ها در نرم‌افزار اکسل مجموعه‌ی آفیس مایکروسافت می‌پردازیم.

مایکروسافت در طراحی نرم‌افزار Excel، قابلیت Sort یا مرتب کردن و قابلیت Filter کردن داده‌ها را بسیار عالی طراحی کرده است و اگر کمی با این دو قابلیت کار کنید، متوجه می‌شوید که دامنه‌ی کاربردهای آن بسیار وسیع است. در این مقاله با مثال‌های ساده، استفاده از قابلیت مرتب‌سازی و فیلتر کردن را بررسی می‌کنیم.

نحوه‌ی مرتب‌سازی داده‌ها در Excel

مثالی که بررسی می‌کنیم، حقوق و سن و تاریخ استخدام کارمندان یک اداره است. برای مرتب‌سازی کارمندان بر اساس حقوق دریافتی، ابتدا روی سلولی از ستون حقوق‌ها کلیک کنید.

سپس در نوار ابزار بالای صفحه و تب Data، روی گزینه‌ی Filter کلیک کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید در کنار عنوان ستون‌ها که در ردیف اول درج شده، آیکون فلش و در واقع منوی کرکره‌ای اضافه می‌شود. روی این آیکون کلیک کنید تا گزینه‌های مربوط به مرتب کردن و فیلتر کردن داده‌ها ظاهر شود.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

برای مرتب‌سازی بر اساس مقدار اعداد با ترتیب کوچک به بزرگ، روی گزینه‌ی Sort Smallest to Largest کلیک کنید و اگر ترتیب برعکس یعنی بزرگ به کوچک موردنیاز است، گزینه‌ی Sort Largest to Smallest را انتخاب کنید.

دقت کنید که اگر در سلول‌ها، عبارت‌های غیرعددی نظیر نام و تاریخ درج شده باشد، نام گزینه‌های مربوط به Sort یا مرتب کردن تغییر می‌کند اما همواره دو گزینه‌ی صعودی و نزولی در دسترس است.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

برای مرتب‌سازی افراد بر اساس تاریخ استخدام، می‌بایست از گزینه‌های مشابه شامل Sort Oldest to Newest یا مرتب‌سازی به ترتیب قدیمی به جدید و Sort Newest to Oldest یا مرتب‌سازی به ترتیب جدید به قدیمی، استفاده کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

به همین ترتیب اگر بخواهید افراد بر حسب اولین حرف نامشان مرتب شوند، می‌بایست روی فلش ستون Name یا نام‌ها کلیک کنید و یکی از حالت‌های Sort را انتخاب کنید که این بار Sort A to Z و Sort Z to A است.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

چگونه برخی ردیف‌ها را مخفی و فیلتر کنیم؟

برای فیلتر کردن برخی از ردیف‌ها جدول که به عنوان مثال مقدار خاصی دارند هم می‌توانید از منوی کرکره‌ای سلول‌های عنوان استفاده کنید. به عنوان مثال برای مخفی کردن کارمندانی که حقوق بیش از ۱۰۰ هزار دلار در سال دریافت می‌کنند، روی فلش کنار اولین سلول ستون حقوق کلیک کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

با توجه به اینکه لیست مثال ما بسیار کوتاه است و حقوق‌های دریافتی فقط چند حالت است، برای مخفی کردن کارمندانی با حقوق بیش از ۱۰۰ هزار دلار، می‌توانید تیک چک‌باکس‌های بیش از ۱۰۰ هزار دلار را حذف کنید و سپس روی OK کلیک کنید. به این ترتیب سایر کارمندان در لیست باقی می‌مانند و ردیف‌هایی از جدول مخفی می‌شود.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

روش دیگر استفاده از شروطی نظیر بزرگ‌تر از، کوچک‌تر از و گزینه‌های مشابه است. برای این نوع فیلتر کردن هم کار را با کلیک روی منوی کرکره‌ای ستون موردنظر شروع کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

سپس روی Number Filters مکث کنید تا زیرگزینه‌های آن ظاهر شود و روی شرط Less Than یا کوچک‌تر از، کلیک کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

پنجره‌ای برای مشخص کردن شرط باز می‌شود. از منوی کرکره‌ای اول، شرط را انتخاب کنید که در مثال ما is less than است. در منوی کرکره‌ای روبروی آن، مقدار عددی را تایپ کنید که در مثال ما عدد ۱۰۰۰۰۰ است. سپس روی OK کلیک کنید. به این ترتیب فقط کارمندانی در لیست باقی می‌مانند که حقوق سالانه‌شان از عدد ۱۰۰۰۰۰ کمتر است. این روش برای لیست‌های طولانی بهتر از روش قبلی است.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

اما فیلتر کردن گزینه‌های پیچیده‌تری نیز دارد. به عنوان مثال اگر بخواهید کارمندانی که حقوقشان کمتر از مقدار متوسط است را در لیست داشته باشید، چه باید کرد؟

برای این کار از منوی کرکره‌ای فیلتر، گزینه‌ی Number Filters و سپس شرط Below Average به معنی کمتر از میانگین را انتخاب کنید. گزینه‌ی Above Average یا بیش از میانگین نیز افرادی با حقوق بیش از متوسط را در لیست نگه می‌دارد. گزینه‌ی Top 10 برای نمایش ۱۰ فرد با بیشترین حقوق کاربرد دارد.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

نکته‌ی جالب این است که می‌توانید فیلترها را با هم ترکیب کنید. به عنوان مثال اگر بخواهید افرادی با حقوق بیش از ۶۰ هزار و کمتر از ۱۲۰ هزار را در لیست داشته باشید، ابتدا گزینه‌ی Grater Than یا بزرگ‌تر از را انتخاب کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، از منوی کرکره‌ای شرط اول، حالت is greater than انتخاب شده است. شرط دوم is less than یا کمتر از است.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

روبروی این دو شرط به ترتیب اعداد ۶۰۰۰۰ و ۱۲۰۰۰۰ را تایپ کنید و روی OK کلیک کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

دقت کنید که ارتباط میان دو شرط، And به معنی و است. لذا باید هر دو شرط برقرار باشد تا نام کارمند در لیست باقی بماند. اگر Or به معنی یا را انتخاب کنید، کارمندی که حقوقشان بیش از ۶۰ هزار است یا کمتر از ۱۲۰ هزار است، در لیست باقی می‌مانند که در واقع نتیجه‌ی آن نمایش همه‌ی افراد است!

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

فیلتر کردن چند ستونی داده‌ها در Excel

می‌توانید هم‌زمان از چند فیلتر استفاده کنید. به عنوان مثال کاری کنید که افرادی با حقوق کمتر از ۷۰ هزار دلار که بعد از سال ۲۰۱۳ استخدام شده‌اند، نمایش داده شوند. برای این منظور ابتدا فیلتری روی ستون حقوق اعمال کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

گزینه‌ی Number Filters و سپس Less Than را انتخاب کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

عدد ۷۰۰۰۰ را تایپ کرده و روی OK کلیک کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

و سپس روی فلش عنوان ستون تاریخ استخدام کلیک کنید. از منوی کرکره‌ای مرتب‌سازی و فیلتر، گزینه‌ی Date Filters و سپس After که به معنی بعد از است را انتخاب کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

در منوی کرکره‌ای روبروی شرط اول که is after است، سال ۲۰۱۳ را تایپ کنید و روی OK کلیک کنید.

آموزش مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌های جدول در Excel

به این ترتیب لیست کارمندان طی دو مرحله فیلتر می‌شود و تنها افرادی که پس از ۲۰۱۳ استخدام شده‌اند و حقوق پایینی دارند، نمایش داده می‌شود.