در این مقاله می‌خواهیم به آموزش برنامه اکسل بپردازیم. مایکروسافت نرم افزارهای کاربردی مورد استفاده را در یک مجموعه به نام Office جمع آوری و ارائه کرده است. هر کدام از نرم افزارهای موجود در آفیس کاربردهای فراوانی دارند. این آموزش برای کسانی که با کامپیوتر و داده سر و کار دارند یا افرادی که در رشته‌های فناوری اطلاعات، مهندسی صنایع تحصیل می‌کنند و به خصوص برای کسانی که می‌خواهند در حوزه حسابداری فعالیت کنند، مناسب است. اگر آشنایی با اکسل ندارید و فردی مبتدی هستید می‌توانید با آموزش برنامه اکسل و تمرین کافی به راحتی از مزایای این نرم افزار استفاده کنید.
مقدمه ای بر یادگیری اکسل
احتمالاً برایتان سؤال پیش بیاید که اکسل چه کاربرد و مزایایی دارد؟ یا آموزش برنامه اکسل راحت است؟ همانطور که گفتیم اکسل نرم افزاری کاربردی است و اولین مرحله در یادگیری هر برنامه‌ای نصب و راه اندازی آن نرم افزار است. اکسل نرم افزاری است که بیشتر در امور مالی و حسابداری به کار برده می‌شود. زمانی که وارد محیط اکسل شوید، مجموعه‌ای از جدول را مشاهده خواهید کرد که می‌توانید اطلاعات یا داده را وارد کنید و عملیات‌های اصلی را روی آن‌ها اجرا کنید.
برای اینکه بهتر متوجه کاربردهای اکسل شوید، یک مثال برایتان می‌زنیم؛ فرض کنید شما معلم هستید و قرار است از دانش آموزان امتحان بگیرید که این آزمون نمره منفی نیز دارد. دو راه حل برای انجام این کار وجود دارد که راه اول کمی وقت گیر است چرا که باید نمرات دانش آموزان را بر اساس درست و نادرست و بدون پاسخ بررسی کنید، سپس برای هرکدام محاسبه‌ای جداگانه انجام دهید و نتیجه را به همراه نمرات در برگه‌هایی به صورت دستی و یا در جدولی از word وارد کنید.
اما راه دوم که با اکسل انجام می‌شود به مراتب راحت‌تر است و زمان کمتری می‌طلبد. برنامه اکسل را باز می‌کنید و در جدولی فرمول محاسبه نمره دانش آموزان را بر حسب تعداد دانش آموزان، وارد می‌کنید. سپس تنها کاری که انجام خواهید داد فقط ثبت نمرات است. بعد از آن اکسل به صورت اتوماتیک نمرات را بر اساس فرمول محاسبه می‌کند و در نهایت می‌توانید از نتایج پرینت بگیرید. از برنامه اکسل می‌توانید آر فعالیت‌های روزمره خود گرفته تا کارهای پیچیده اداری استفاده کنید. برای اینکه اکسل را به خوبی یاد بگیرید می‌توانید به آموزشگاه رفته و دوره‌های آموزشی را طی کنید. اما می‌خواهیم یک راه بهتر برای یادگیری کامل این نرم افزار پیشنهاد کنیم و آن استفاده از آموزش‌های ویدئویی فرادرس است که بدون اتلاف وقت و در خانه می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. لازم به ذکر است که فرادرس از بهترین مدرسان در تهیه این ویدئوهای آموزشی استفاده کرده است و به جرئت می‌توان گفت در بین سایت‌های ایرانی معتبرترین مجموعه آموزشی می‌باشد.
معرفی نرم افزار اکسل
برنامه اکسل در نسخه‌های ویندوز، macOS، اندروید و iOS منتشر شده است و کاربران می‌توانند با هر سیستم عاملی از این نرم افزار استفاده کنند. حدود چهل سال است که از اکسل به عنوان نرم افزار حسابداری و تجاری استفاده می‌کنند و یک برنامه ضروری برای ورود به بازار کار رشته حسابداری می‌باشد. اکسل یک صفحه گسترده است. شاید برایتان سؤال پیش بیاید که صفحه گسترده یعنی چه؟ صفحه گسترده فایلی است که این فایل شامل سلول‌ها، سطرها و ستون‌ها می‌باشد و کاربر می‌تواند داده‌ها را در این سطرها و ستون‌ها ذخیره کند. در واقع با استفاده از صفحه گسترده می‌توانید اطلاعات و داده‌ها را سازماندهی کنید و عملیات لازم را در کوتاه‌ترین زمان انجام دهید. در ادامه آموزش برنامه اکسل مفاهیم به کار برده شده در این نرم افزار را توضیح خواهیم داد.
آشنایی با اصطلاحات نرم افزار اکسل
فواید تسلط بر نرم افزار اکسل زیاد است؛ اگر چه شاید در ابتدای راه سخت به نظر برسد. در آموزش برنامه اکسل، پس برای آشنایی در قدم اول، به برخی از رایج‌ترین اصطلاحات موجود در اکسل نگاهی می اندازیم.
ریبون (Ribbon) در اکسل
ریبون در نرم افزار اکسل ردیفی از تب‌ها و آیکن ها در بالاتر از ناحیه‌ی کاری قرار دارد که به کاربر امکان می‌دهد برای انجام سریع دستورات دکمه‌ها را پیدا کرده و برای سرعت دهی به کار از آن‌ها استفاده کنید. نوار ریبون تا قبل از نسخه اکسل 2007 وجود نداشت و برای اولین بار در اکسل 2007 و نسخه‌های بعد از آن ارائه گردید. تفاوت ریبون و نوار ابزار در یکسان نبودن اندازه آیکن ها است به این صورت که دکمه‌های پرکاربرد آیکن های بزرگ‌تری دارند و دسترسی کاربر به آن‌ها راحت و آسان انجام شود. ریبون چند Tab مانند Home، Insert و Page Layout وجود دارد. با کلیک کردن روی یک تب، گزینه‌های مرتبط با آن بخش از ریبون نشان داده می‌شود.
ورک بوک (Work book) در اکسل
به اصطلاح دوم یعنی Work book می رسیم. به عبارت ساده ورک بوک نام دیگر فایل اکسل یک کاربر است. در تصویر پایین، Work book ما Book 1 نام دارد. حالا اگر این نام را تغییر ندهیم، فایل اکسل با این نام ذخیره خواهد شد. می توانید Work book را مانند یک دفتر کل حساب در نظر بگیرید.
شما می توانید در یک زمان چندین Work book را در اکسل باز کنید؛ با این حال فقط یکی از آن ها فعال است و هر چه تایپ کنید در آن ورک بوک ثبت خواهد شد. ورک‌بوک های غیر فعال معمولاً دیده نمی‌شوند. حالا برای اینکه به سایر Work book ها دسترسی داشته باشید، به تب View از گروه Window رفته و روی Switch Windows کلیک می کنید. لیستی از Work book های بازشده را خواهید دید و می توانید هر کدام را خواستید انتخاب و روی آن کار کنید. در ادامه آموزش برنامه اکسل به ورک شیت می رسیم.
ورک شیت (Work sheet) در اکسل
شیت یا ورک شیت همان سلول های صفحه گسترده هستند. همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، سطرها در کاربرگ از عدد یک شروع می شود و تا انتهای شیت که سطر ۱۰۴۸۵۷۶ را خواهید دید. ستون ها نیز از A تا Z ادامه پیدا می کند. نامگذاری ستون ها از AA شروع شده و پایان آن AZ خواهد بود. اگر خواستید یک شیت را حذف کنید، روی آن ورک شیت کلیک راست کرده و delete را انتخاب می کنید. همچنین برای اضافه کردن یک شیت روی علامت (+) که کنار sheet وجود دارد کلیک کنید. شیت ها مستقل از یکدیگر کار می کنند.
سلول و آدرس در اکسل
داده‌های وارد شده در یک صفحه گسترده در سلول ذخیره می‌شود و می‌توان گفت اصلی‌ترین واحد ذخیره سازی در اکسل به شمار می‌رود. سلول در sheet مانند یک جعبه ظاهر می‌شود. در واقع سلول به نقطه تقاطع یک ستون عمودی و یک ردیف افقی در یک شیت یا برگه گفته می‌شود. شماره سطر و ستونی که سلول فعال در آن وجود دارد با رنگی متفاوت مشخص می‌شود. در تصویر پایین سلول فعال در ستون C و سطر 4 قرار دارد و به این خاطر به این سلول C4 گفته می‌شود. تمامی سلول‌ها آدرس خواهند داشت که برای مراجعه به آن‌ها به کار برده می‌شود. پس به این نکته توجه کنید که عبارت‌هایی مثل C4 آدرس گفته می‌شود.
محدوده یا آرایه در اکسل
محدوده یا آرایه نوع دیگری از آدرس دهی در نرم افزار اکسل می‌باشد که برای مشخص کردن محدوده سلول‌ها کاربرد دارد که آرایه نیز می گویند. آرایه در اکسل شامل سلول‌های پشت سر هم یا متوالی هستند که با هم گروه بندی می‌شوند. برای مثال آدرسی مانند B2: A10 به معنی سلول‌های B2 تا A10 است؛ یعنی در ستون B تمام سطرهای 1 تا 10 است. آدرسی مثل A4:B6 به معنی آرایه A4 تا B6 است. یعنی سلول‌های A4، A5، A6، B4، B5 و B6 است. محدوده‌ها معمولاً با علامت (:) بین سلول‌ها مشخص می‌کنند. همچنین برای فراخوانی سلول در مواردی مثل سطرها (مثل A1: F1 که با کادر قرمز در تصویر مشاهده می‌کنید)، ستون‌ها (مثل A1:A5 که با کادر آبی در تصویر پایین مشاهده می‌کنید) و جدول‌ها (مثل A1:F5 که با کادر سبز در تصویر پایین مشاهده می‌کنید.
اکنون مشاهده می کنید که در مواردی که به تعداد کثیری از سلول ها ارجاع می شود، این کار به کوتاه شدن فرمول و انجام سریع عملیات کمک می کند.
فرمول (Formula) در اکسل
استاده از فرمول ها در اکسل یکی از ابزارهای مهم و کاربردی به شمار می آید. کاربر می تواند با استفاده از فرمول محاسبات خود را در worksheet های مختلف انجام دهد. فرمول را می توانید در نوار فرمول تایپ کنید فقط به یاد داشته باشید که باید با علامت مساوی (=) شروع به نوشتن کنید. از فرمول می توانید برای نوشتن چهار عمل ریاضی جمع، تفریق، تقسیم، ضرب استفاده کنید. می توانید از پرانتز برای تغییر ترتیب حل فرمول ها نیز بهره ببرید.
توابع (Functions) در اکسل
به هفتمین اصطلاح در آموزش برنامه اکسل رسیدیم. توابع یا Functions به فرمول‌هایی گفته می‌شود که در برنامه اکسل ساخته شده‌اند. در واقع توابع روش آسان برای ایجاد فرمول است. برای اینکه بهتر متوجه این مطلب شوید به مثالی که می‌زنیم دقت کنید. اگر بخواهید در تصویر بالا جمع سلول‌های A1 و B1 را پیدا کنید، باید فرمول را به این صورت =A1 + B1 بنویسید؛ اما اگر از تابع SUM استفاده کنید فرمول =SUM(A1:B1) این‌گونه نوشته خواهد شد. شاید به نظر برسد که پیدا کردن مجموع دو سلول کار راحتی است. درست است! با این حال وقتی می‌خواهید مجموع تعداد زیادی از سلول‌ها را در بین جدول‌ها پیدا کنید، توابع به کمک شما می‌آید. تابع sum نوشتن فرمول را بسیار راحت می‌کند. شاید جالب باشد که بدانید حدود 400 تابع در برنامه اکسل وجود دارد.
کاربرد های نرم افزار اکسل
اولین مورد در کاربردها و قابلیت‌های نرم افزار اکسل نظم دادن به اطلاعات است. ثبت و ذخیره اطلاعات به صورت متن در مواقع زیادی باعث ایجاد بی نظمی و مشکل دسترسی می‌شود. یکی از مزایای اکسل قابلیت طبقه بندی، ایجاد نظم و تغییر فرمت و تهیه گزارش‌های مختلف از داده‌هایی است که در شیت های مختلف ذخیره شده است. به عنوان مثال ممکن است در اکسل و در دو شیت متفاوت در آمد و هزینه‌های مالی خود را ثبت و ذخیره کنید. نرم افزار اکسل این قابلیت را داراست که اطلاعات موجود در دو شیت را که مالی هستند روی یک نمودار بیاورد و شما می‌توانید مقایسه کنید که در طول یک ماه روند درآمد و هزینه‌ها چگونه بوده است.
همانطور که در ابتدای مطلب نیز اشاره کردیم آفیس مجموعه نرم افزارهای کاربردی به شمار می‌رود که اکسل یکی از این نرم افزارهاست. این برنامه‌ها با یکدیگر ارتباط کامل دارند. به عنوان مثال اگر قصد دارید برای جشن تولد فرزندتان 50 کارت دعوت چاپ کنید می‌توانید قالب خام از متن دلخواه را در WORD آماده کنید، نام و نام خانوادگی مهمان‌ها را در sheet اکسل نوشته و در آخر با استفاده از قابلیت Mail Merge تعداد پنجاه کارت دعوت را به نام مهمان‌ها را به راحتی چاپ کنید. نرم افزار اکسل علاوه بر اینکه در اداره‌ها کاربرد دارد، می‌توان برای شغل‌ها و رشته‌های دیگر نیز استفاده کرد:
- ثبت خرید و فروش مشتریان در شیت های جداگانه از اکسل و ذخیره آن ها
- ثبت چک های دریافت شده از مشتری در کنار تاریخ و مبلغ مورد نظر و ذخیره آن ها
- ثبت تاریخ پروژه و وقایع رخ داده در آن و ایجاد نمودار مربوط به آن
- تهیه لیستی از حقوق کارمندان و غیره
سخن آخر در آموزش برنامه اکسل
به انتهای مقاله آموزش برنامه اکسل رسیدیم. نرم افزار اکسل به کاربران خود در ورود به دنیای حسابداری شخصی و کاری کمک می‌کند. با توجه به قابلیت‌های گوناگون و کاربردهای مختلفی که در این برنامه وجود دارد، هرچه خلاقیت بیشتری در به کار گیری این قابلیت‌ها و ابزارها داشته باشید کاربردهای بیشتری نیز مشاهده خواهید کرد. این برنامه آن قدر گسترده است که آموزش آن در یک مقاله نمی‌گنجد. ما در این مطلب مقدمات اکسل را توضیح دادیم. پس برای پیشرفت در آموزش برنامه اکسل به منبعی جامع و کامل نیاز هست. ما به شما آموزش‌های ویدئویی فرادرس را پیشنهاد می‌کنیم که مجموعه آموزش اکسل را در 83 ساعت در 21 عنوان آموزشی با اساتید مجرب و کاردان تهیه کرده‌اند و شما می‌توانید با دانلود این آموزش‌ها در بازار کار حسابداری و کامپیوتر بدرخشید. موفق و پیروز باشید.
سیاره‌ی آی‌تی