آموزش نصب افزونه روی Google Forms و معرفی چند افزونه جالب برای ساخت فرم آنلاین

سرویس طراحی فرم آنلاین گوگل یا به عبارت دیگر Google Forms، امکانات خوبی برای ساخت انواع فرم دارد. قبلاً به برخی کاربردهای این سرویس برای مدیران و معلمان اشاره کردیم. نکته‌ی جالب این است که می‌توانید افزونه‌هایی روی این سرویس گوگل اضافه کنید که امکانات و کاربردهای آن را بیشتر می‌کند. به عنوان مثال می‌توانید فرم آنلاینی که به راحتی آپدیت می‌شود و یا گزینه‌های آن با توجه به انتخاب‌های کاربران قبلی تغییر می‌کند، ایجاد کنید. فرم‌های تهیه شده در گوگل فرمز به راحتی در صفحات سایت‌ها قابل استفاده است.

در این مقاله با برخی افزونه‌های جالب گوگل فرمز آشنا می‌شویم. اگر به طراحی فرم آنلاین برای ثبت نام علاقه‌مند هستید، سیاره‌ی آی‌تی را در ادامه‌ی مطلب دنبال کنید.

سرویس تحت وب Google Forms یکی از خدمات آنلاین و رایگان گوگل برای طراحی انواع فرم است. قبلاً به برخی کاربردهای این سرویس اشاره کردیم.

با توجه به اینکه گوگل فرمز با سرویس‌های آنلاین دیگری که گوگل ارایه کرده، یکپارچه شده، می‌توانید امکاناتی مثل آپلود فایل برای دریافت تکالیف درسی و رزومه و غیره نیز در فرم آنلاین اضافه کنید.

نحوه نصب افزونه در Google Forms

می‌توانید افزونه یا به زبان دیگر Add-on روی گوگل فرمز نصب کنید. افزونه‌ها استفاده از گوگل فرمز را ساده‌تر و امکانات آن را بیشتر می‌کنند. بهتر است ابتدا روش نصب کردن افزونه‌ها را مرور کنیم:

برای نصب کردن افزونه، در منوی بالای صفحه روی آیکون منوی سه‌نقطه که گزینه‌ی More است کلیک کنید و در منو روی Add-ons کلیک کنید. به این ترتیب صفحه‌ی انتخاب افزونه‌ها ظاهر می‌شود. می‌توانید از دسته‌بندی استفاده کنید و افزونه‌های مرتبط با سلیقه و کاربرد خویش را پیدا کنید. اگر نام افزونه را از پیش می‌دانید، در کادر جستجو بخشی از نام را تایپ کنید تا سریع‌تر افزونه‌ی موردنظر را پیدا کنید.

در نهایت پس از یافتن افزونه، روی دکمه‌ی آبی‌رنگ Free که به معنی رایگان بودن افزونه است کلیک کنید. گام بعدی تأیید نصب است و به این ترتیب افزونه در Google Forms اضافه می‌شود و از طریق گزینه‌ی Add-ons در دسترس خواهد بود.

در ادامه با برخی افزونه‌های مفید و جالب گوگل فرمز آشنا می‌شویم.

ایجاد چک‌لیست با افزونه‌ی CheckItOut

افزونه‌ای به اسم CheckItOut برای ساخت چک‌لیست یا به عبارت دیگر لیستی گزینه‌ها که قابلیت تیک زدن دارند، طراحی شده است. کاربرد لیست موارد بسیار متنوع است. به عنوان مثال می‌توانید فرم آنلاین برای درخواست قرض گرفتن کتاب از کتابخانه یا وسایلی از انبار بسازید و برای تحویل گرفتن و بازگرداندن، دو لیست ساده با گزینه‌های قابل تیک زدن ایجاد کنید.

استفاده از این افزونه بسیار ساده است: پس از نصب کردن افزونه، فرم جدیدی ایجاد کنید یا یکی از فرم‌های موجود را برای ویرایش باز کنید. در ادامه روی گزینه‌ی Add-ons و افرونه‌ی CheckItOut کلیک کنید. در ستون کناری و بخش Add/edit Question Set می‌توانید سوالات و گزینه‌های لیست را اضافه یا ویرایش کنید. برای افزودن هر مورد، روی Add کلیک کنید.

برای دانلود این افزونه به سایت GSuite مراجعه کنید.

ایجاد لیست گزینه‌ها دارای محدودیت انتخاب با Choice Eliminator 2

افزونه‌ی Choice Eliminator هم برای افزودن گزینه‌هایی که حین ثبت نام بسته به انتخاب کاربران حذف می‌شوند، کاربرد دارد.اگر بخواهید در پاسخ یک سوال، یکی از چند گزینه انتخاب شود، می‌توانید از این افزونه کمک بگیرید. به عنوان مثال می‌توانید یک فرم آنلاین برای زمان مراجعه بسازید و در آن ساعت‌هایی که می‌توانید مراجعه کنید را ذکر کنید تا کاربر یکی از ساعت‌ها را انتخاب کند.

حتی می‌توانید تعداد مراتبی که یکی از گزینه‌ها قابل انتخاب است را محدود کنید تا پس از انتخاب یکی از گزینه‌ها توسط چند کاربر، آن گزینه از لیست حذف شود. به مثالی از کاربرد این ویژگی توجه کنید:

زمانی که دو کارمند برای مراجعه دارید، تنها دو کاربر می‌توانند ساعت مراجعه‌ی یکسانی را انتخاب کنند و پس از آن می‌بایست آن ساعت از لیست گزینه‌های قابل انتخاب حذف شود.

پس از نصب کردن این افزونه، فرم خویش را ویرایش کنید یا فرمی جدید بسازید. روی گزینه‌ی Add-ons و سپس Choice Eliminator 2 کلیک کنید. در پنجره‌ی باز شده Configure را انتخاب کنید.

اکنون می‌توانید سوال جدیدی به فرم اضافه کنید. زمانی که ستون کناری باز شد، پاسخ‌های قابل انتخاب را تعریف کنید و تیک گزینه‌ی Eliminate Choices 2 را بزنید. به صورت پیش‌فرض محدودیت انتخاب هر گزینه از پاسخ‌ها، ۱ بار است. می‌توانید روی آیکون چرخدنده کلیک کنید و محدودیت را به ۲ یا چند مورد افزایش دهید. به علاوه می‌توانید ترتیب پاسخ‌ها را تغییر بدهید و متنی برای حالتی که هیچ گزینه‌ای برای انتخاب کردن باقی نمانده است، بنویسید و با این روش توضیحی در مورد وضعیت ثبت‌نام به بازدیدکنندگان بدهید.

ساخت فرم‌های دینامیک با افزونه‌ی Dynamic Fields

افزونه‌ی Dynamic Fields برای افزودن فیلدهای دینامیک و پویا در فرم آنلاین کاربرد دارد. به عنوان مثال می‌توانید گزینه‌های فرم آنلاین را از داده‌های موجود در یک فایل Google Sheets استخراج کنید و کاری کنید که با تغییر فایل گوگل شیتس، فرم آنلاین نیز به راحتی تغییر کرده و آپدیت شود. به همین ترتیب می‌توانید گزینه‌های دینامیک فرم آنلاین را از سرویس گوگل درایو، مخاطبین ثبت شده در سرویس Google Contacts و همین‌طور Groups یا گروه‌ها انتخاب کنید!

و یک مثال ساده از کاربرد این افزونه:

فرض کنید که می‌خواهید فرم آنلاینی برای کارمندان بسازید و در آن گزینه‌ای انتخاب نام قرار دهید. طبعاً اگر نام کارمند به عنوان مخاطب در گوشی شما تعریف شود و از طریق همگام‌سازی، به سرورهای گوگل و سرویس گوگل فرمز منتقل شود، حذف و اضافه کردن کارمندان در فرم آنلاین بسیار ساده می‌شود.

یا مثالی دیگر:

می‌توانید اطلاعات محصولات مثل رنگ را در فایل گوگل شیتس اضافه کنید و در فرم تقاضای محصول از این اطلاعات استفاده کنید.

پس از نصب افزونه، فرم موردنظر را باز کنید و روی Add-ons و سپس Dynamic Fields کلیک کنید. در پنجره‌ی باز شده گزینه‌ی Create Mapping را انتخاب کنید. اکنون می‌توانید فیلدهای جدید را به فرم اضافه کنید. برای هر فیلد از منوی کرکره‌ای Choose data source، منبع گزینه‌های قابل انتخاب را مشخص کنید که می‌تواند یک فایل گوگل شیتس و یا موارد دیگر باشد. در نهایت روی Save کلیک کنید تا فیلد جدید در فرم اضافه شود.

برای بروزرسانی فرم، کافی است آن را باز کرده و سپس روی Add-ons و گزینه‌ی Update Mapping کلیک کنید. پیام تأیید ظاهر می‌شود و با تأیید شما، فرم آپدیت خواهد شد.