با توجه به دنیای رقابتی کسب و کارها، سازمانها باید تا جای ممکن پایدار بمانند و به پیشرفت خود ادامه دهند؛ بنابراین باید همه فرایندها به صورت مداوم اصلاح شده و بهبود یابند. در نهایت کسبوکارها میتوانند در بازار حرفی برای گفتن داشته باشند و با کسبوکارهای مشابه خود رقابت کنند. این پیشرفت و تحول را bpms انجام می‌دهد و برای درک کلی این مفهوم می‌توان گفت bpms به معنای بهبود مستمر و مداوم است. این ابزار کمک میکند تا سازمانها قدرتمندتر شوند و با سرعت بیشتری تغییرات خود را پیش ببرند.
این سیستم همچنین فرایند مدیریتی از بالا به پایین دارد و بر بهینه‌سازی فرایندهای مختلف و افزایش کارایی فرایندها در سازمان تمرکز میکند. نرم افزار bpms آی کن یکی از این فرایندها محسوب می‌شود که تمامی استانداردهای مدیریت فرایندهای کسبوکار را رعایت میکند. در ادامه این مطلب به معرفی نرم افزار bpms و دلایل وجود آن خواهیم پرداخت؛ همچنین به برخی از محصولات آن اشاره خواهیم کرد.
معرفی نرم افزار bpms و ویژگی‌های آن
همانطور که اشاره شد نرم افزار bpms آی کن تمامی استانداردهای bpm را رعایت میکند و چرخه تولید را به گونه‌ای پیش می‌برد، که هر فرایند در طول مسیر خود، توسط این چرخه بهینه‌سازی شود. این سیستم اولین نمونه بومی محسوب می‌شود که بعد از عرضه به بازارهای داخلی و خارجی موجب ایجاد تغییر و تحولات بسیاری در صنعت نرم افزار ایران شد. به کمک این سیستم مدیرها میتوانند با دیگر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در یک سازمان نیز، ارتباط برقرار کرده و فرایندهای مدیریتی خاص خود را به گونه‌ای که ترجیح می‌دهند، تعریف کنند.
بهینه‌سازی مستمر و مداوم در یک کسب و کار، امکان شبیه سازی و تست فرایندهای کسب و کار پیش از بهره‌برداری، تمرکز بر فرایندهای مدیریتی، امکان پیگیری و مانیتورینگ و بهینه‌سازی مداوم فرایندها این امکان را فراهم میکند، تا کارها آسان‌تر پیش بروند. این سیستم همچنین کمک میکند تا بتوانید هر نوع تحلیل مدیریتی و گزارش را دریافت کنید و به کمک آن تصمیم گیری‌های خود را پیش ببرید. نرم افزار bpms ویژگی‌های بسیاری دارد که در ادامه به برخی از آنها می‌پردازیم.
کاهش هزینه اداری و نیروی انسانی
این سیستم کمک میکند تا مدیران بتوانند هزینه‌های خود را کنترل کرده و آنها را کاهش دهند. همچنین میتوانند فرایند مدیریتی خود را به صورت منعطف و موثرتری پیش ببرند. این سیستم به حذف سیستم مدیریتی با کاغذ کمک کرده و موجب خودکار شدن وظیفه‌ها و تکرار پذیر شدن آنها می‌شود؛ بنابراین هزینه‌ها را نیز بهبود و کاهش می‌دهد.
کاهش ریسک و خطاهای انسانی
نرم افزار bpms یک رویکرد سیستماتیک در گردش داده‌های سازمانی را ارائه می‌دهد، که موجب کنترل رفتار کاربران هنگام ثبت فرم‌ها و پیش بردن فرایندها می‌شود. در این نرم‌افزار ثبت فرم و داده‌ها با ثبت داده‌های فرم به صورت پیش فرض بر اساس سوابق و دیگر اطلاعات، کنترل داده‌ها با مشخص کردن محدوده اقلام، شروط وقایع ثبت شده مرتبط، محاسبات وقایع حاصل شده دیگر سامانه‌ها و شاخص‌های تعیین شده در فرایند مدیریت سازمان، کنترل می‌شود.
استفاده بهینه از نیروهای انسانی و منابع
این نرم افزار آی کن همچنین کمک میکند تا سازمانها مدلسازی، آزمایش، شبیهسازی و استقرار انجام دهند و فرایندهای مدیریتی کسبوکار را با ساده‌ترین شیوه‌ها تجربه کنند. به کمک شناسایی و بهبود فرایندها کسبوکارها این امکان را دارند تا به بهینه‌سازی مداوم براساس اطلاعات واقعی، بپردازند. نرم افزار bpms همچنین کمک میکند تا سازمانها مهارت‌ها، حجم کار، نقش‌ها، دسترسی‌ها، اولویت‌ها و وابستگی‌های خود را تعریف کرده و در لحظه آنها را نظارت و مدیریت کنند.
بهبود مستمر فرایندها و تضمین کیفیت
سیستم bpms به کسبوکارها کمک میکند تا ویژگی‌های کلیدی کیفیت همچون نرخ نقص و رضایت مشتری را توسط فرم، فرایند و گزارش، نظارت و ارزیابی و مدل سازی تحلیل و ارزیابی کنند. در کنار این تحلیل‌ها و ارزیابی‌ها مدیران میتوانند گزارش‌ها را بررسی کرده و به بهبود نقاط ضعف در سازمان بپردازند.
افزایش بهره‌وری سازمان
نرم افزار bpms آی کن همچنین این امکان را دارد تا ابزار و قابلیتهای موثری به کسبوکارها ارائه دهد تا بتوانند مدیریت بهتری داشته باشند. به همین دلیل مدیران میتوانند در زمان خود صرفه‌جویی کرده و از انجام کارهای تکراری همچون ورود داده، تولید و مدیریت اسناد و... خودداری کنند.
همکاری موثر بین بخش‌های مختلف سازمان
سیستم bpms آی کن همچنین این امکان برای مدیران فراهم میکند تا با کارمندان، شرکا، تامین کنندگان، مشتریان و... ارتباط موثر و مفیدی برقرار کنند. این ویژگی به کمک آپشن‌هایی همچون تعریف وظیفه، تفویض‌ها، یادآوری‌ها، اعلان‌ها و بازخوردها امکان‌پذیر است.
معرفی محصولات آی کن
همانطور که اشاره شد سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار آی کن یا نرم افزار bpms به کمک تکنولوژی روز دنیا تولید و عرضه شده است. این محصول در واقع یک شیوه و راه حل نرم افزاری محسوب می‌شود که به سازمانها در نظارت، بهینه سازی، طراحی و خودکارسازی فرایندها کمک میکند. این نرم افزار مزایا و قابلیتهای بسیاری دارد که پیش از این به آنها اشاره کردیم. نرم افزار sbpms آی کن و ebpms آی کن از جمله محصولات آی کن محسوب میشوند که هرکدام با قابلیتهای حرفهای خود در مدیریت فرایندهای اداری به سازمانها کمک میکنند.
انتخاب یک ebpms مناسب همچون آی کن و اجرای درست آن به کسبوکارها کمک میکند تا خدمات مشتری، کارایی، بهره وری، سازگاری، نظارت، کنترل و چابکی خود را افزایش دهند. بهتر است بدانید که نرم افزار ebpms نسخه تخصصی‌تر و جامعتری از نرم افزار sbpms آی کن است؛ بنابراین برای سازمانها و کسبوکارهای بزرگ که فرایندهای پیچیده و جامعی دارند مناسب است. این نرم‌افزار آی کن می‌تواند به سازمانها در بهبود کارایی و بهره‌وری کمک کند. همچنین در تصمیم گیری داده محور، بومی‌سازی و سفارشی سازی، معماری ماکرو سرویس با مدیریت سرویس‌ها و بالا بردن امنیت کمک میکند.
جمع‌بندی
در نهایت می‌توان گفت نرم افزار bpms با مزیت‌ها و قابلیتهای گسترده‌ای که دارد یکی از بهترین سیستم‌های مدیریتی برای سازمانها محسوب می‌شود. این نرم افزار تمامی استانداردهای لازم را رعایت میکند و به بهبود مستمر سیستم مدیریتی یک سازمان کمک میکند. این نرم افزار ویژگی‌های بسیاری دارد که از جمله آنها می‌توان به کاهش هزینه اداری و نیروی انسانی، کاهش ریسک و خطاهای انسانی، استفاده بهینه از نیروهای انسانی و منابع، بهبود مستمر و تضمین کیفیت، افزایش بهره‌وری سازمان، همکاری موثر بین بخش‌های مختلف سازمان و... اشاره کرد. نرم افزار sbpms و نرم افزار ebpms آی کن از جمله محصولات سیستم bpms محسوب میشوند که در مدیریت کسبوکارهای مختلف موثر هستند.
اینتوتک