اگرتصمیم به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب گرفته‌اید، یعنی می‌خواهید سازمان شما خیلی سریع‌تر، منظم‌تر و البته چابک‌تر از قبل به امور داخلی خود رسیدگی کنید. کیفیت کار در سازمانی که مجهز به نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب است قابل قیاس با مجموعه‌ای نیست که کارها را به صورت دستی انجام می‌دهد یا به جای استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون جامع، از نرم افزارهای جزیره‌ای و غیر مرتبط استفاده می‌کند.
این موضوع را هم مد نظر داشته باشید که وقتی نرم افزار اتوماسیون منتخب شما تحت وب یا web based است، یعنی محدودیتی در مکان فیزیکی اسناد و مدارک وجود نداشته و پروسه‌های کاری از هر محلی در کره زمین و تنها با در اختیار داشتن یک سیستم مجهز به اینترنت و مرورگر قابل انجام است.
احتمالاً این موضوع که دیگر نه سازمان یا مجموعه شما و نه هیچ مجموعه دیگری قادر به ادامه فعالیت‌های خود بدون داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری نیست، برایتان کافی باشد تا هرچه سریع‌تر یکی از بهترین‌های این نرم افزار را تهیه کنید. اما اگر هنوز تردید دارید یا برای تصمیم‌گیری نهایی نیاز به جمع بندی اطلاعات دارید، ادامه این مطلب را بخوانید. به شما خواهیم گفت که چرا نباید در خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب تعلل کنید و بهترین شرکتی که می‌توانید این نرم افزار را از آن تهیه کنید، کدام است؟
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان شما را هوشمند می‌کند
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فرآیندهای کاری در سازمان شما روز به روز هوشمندانه‌تر می‌شوند. البته نرم افزارهای فعلی که در بازار موجودند در برخی از قسمت‌ها مجهز به دانش هوش مصنوعی هستند. اما به دلیل محبوبیت دانش هوش مصنوعی در جهان، رو به رشد بودن آن و اثر بخشی استفاده از این دانش در طراحی نرم افزارها، توسعه دهندگان نرم افزار در تمام جهان و البته ایران در پی استفاده روز افزون از توانایی‌های این علم در راحت‌تر کردن کار با نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب هستند. تلاشی که در نهایت منجر به افزایش سرعت و بهره وری کار در سازمان یا مجموعه شما خواهد شد.
هوشمند شدن سازمان شما به این معنی است که بخش عمده‌ای از مسئولیت‌های تکرار شونده و خسته کننده روی دوش کامپیوترها گذاشته شده و کارمندان شما وقت آزادتری برای ارائه راهکارهای خلاقانه و البته بازاریابی و فروش خواهند داشت.
نیازهای سازمان خود را بهتر می‌شناسید
وقتی تصمیم به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب می‌گیرید مجبور می‌شوید یک بار همه فرآیندهای کاری سازمان خود را از ابتدا بررسی و بازبینی کنید تا تشخیص دهید که آیا چیزی که شرکت‌ها به شما می‌فروشند به اندازه کافی برای سازمان شما کارآمد هست یا خیر؟ در طی این فرآیند قطعاً به پروسه‌های کاری برمیخورید که شاید اصلاً نمی‌دانستید در سازمان شما طی می‌شوند تا کاری انجام شود. پروسه‌هایی که قابل حذف یا اصلاح شدن هستند.
از طرفی ممکن است با چالش‌هایی روبه رو شوید که به شما نشان دهند چه حفره‌های عملکردی در سازمان شما وجود دارد و چه عواملی منجر به عدم چابکی سیستم شما شده اند؟
این بازبینی کلی لطفی است که به مدد تلاش برای مکانیزه کردن سازمان با نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب نصیب شما می‌شود و در نهایت قابل پیاده سازی در نرم افزار اتوماسیونی است که آن را تهیه یا طراحی می‌کنید.
از بروز عواملی که منجر به رکود کار شما می‌شود، جلوگیری می‌کنید
فرض کنید در سازمان شما انجام یک پروسه کاری مهم فقط در ید قدرت یکی از افراد است. شما به عنوان مدیر یا مسئول مجموعه به اندازه کافی وقت برای درک کاری که او انجام می دهد، ندارید. حالا اگر این یک نفر به هر دلیلی دیگر تمایلی برای ادامه همکاری با شما نداشته باشد یا بنا به شرایطی همچون بیماری نتواند مدتی به کار خود ادامه دهد، تکلیف چیست؟ در این صورت آیا این منطقی است که کار سازمان شما دچار رکود شود؟ یا کسی از پروسه کاری او خبر نداشته باشد که بتواند جایگزین او شود؟
با خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب چنین خطری برای مجموعه شما وجود نخواهد داشت. چون یادگیری پروسه کاری هر فردی به سادگی امکان پذیر می‌شود و افراد با دسترسی و آتوریتی های مشخص شده می توانند به سادگی مسئولیت افراد غایب را به عهده بگیرند.
جلوی خطراتی را که اطلاعات سازمان شما را تهدید می کند، می‌گیرید
پروسه‌های کاری که با کاغذ و بدون نرم افزار انجام می‌شوند از نظرامنیتی همیشه در خطر هستند. ممکن است اسناد در پی این جا به جایی‌ها گم شوند، مورد دستبرد واقع شوند، کسی به آن‌ها آسیب بزند، از مبدا به مقصد نرسند یا در اثر رطوبت یا آتش سوزی، دیگر به آن‌ها دسترسی وجود نداشته باشد.
کافی است پروسه‌های کاری سازمان خود را به یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مطمئن بسپارید تا از بابت همه خطراتی که درمورد آن‌ها صحبت کردیم در امان بمانید.
امکان دورکاری برای همه افراد سازمان فراهم می‌شود
کرونا اثبات کرد که بسیاری از پروسه‌های کاری بدون نیاز به حضور افراد در محل قابل انجام هستند. اما برای دستیابی به این شرایط یک ابزار خیلی مهم مورد نیاز است و آن نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب است. نرم افزاری که به افراد این امکان را می‌دهد که از هر محلی در جهان و با در اختیار داشتن تنها یک دستگاه متصل به اینترنت مانند گوشی موبایل، تبلت یا لپ تاپ و با یک مرورگر از هر نوعی به میز کاری خود متصل شده و وظایف کاریشان را انجام دهند.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را از کجا تهیه کنیم؟
این تصمیم خیلی مهمی است. چون نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری است که همه افراد سازمان شما با آن درگیر می‌شوند. از مدیرعامل تا تک تک کارشناسان بخش‌های مختلف قرار است با این ابزار کار کنند. ضمن آن که عمر یک نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان می‌تواند تا زمان فعال بودن سازمان و ارائه خدمات درست از شرکت تامین کننده، ادامه داشته باشد. به همین دلیل بهتر است هرچه حساسیت دارید به کار بگیرید و نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب خود را از شرکتی مانند شرکت یگانه تهیه کنید.
شرکت یگانه به کیفیت نرم افزارهای تولیدی و از آن مهم‌تر به پشتیبانی عالی محصولات خود معروف است. بنابراین اگر از یک شرکت نرم افزاری انتظار دارید که محصولی به شما ارائه کند که قطعاً منجر به رشد و هوشمند سازی مجموعه شما شود، شرکت یگانه را انتخاب کنید.
یگانه سافت 15 سال متوالی در زمینه تولید انواع نرم افزار اداری فعالیت داشته است و هر محصول این مجموعه بیش از 3هزار مشتری فعال دارد. کافیست یک دمو از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب این شرکت ببینید تا مطمئن شوید این همان محصولی است که بار کاری را از روی دوش افراد شرکت شما بر داشته و به جای آن سرعت و چابکی ایجاد می‌کند.