در صورتی که گوشی یا تبلت در دسترس باشد، همیشه بهتر است از مدارکی مثل فاکتورها، گواهی‌ها، شناسنامه و کارت ملی، قبوض، رسید پرداخت‌ها و مواردی از این دست، عکاسی کنید و فایل‌ها را در محل امنی برای استفاده‌های احتمالی نگهداری کنید. حتی می‌توانید با استفاده از OCR یا شناسایی کاراکترها، متن اسکن شده را به حروف و اعداد قابل‌ویرایش تبدیل کنید و در ادامه فایل‌هایی شبیه Excel یا Google Sheets برای حسابداری و مدیریت هزینه‌ها ایجاد کنید.

در این مقاله می‌خواهیم به معرفی ۶ مورد از بهترین اپلیکیشن‌ها برای اسکن کردن مدارک، مدیریت و رهگیری رسیدها و فاکتورها آشنا شویم. با سیاره‌ی آی‌تی همراه شوید.

برخی از اپلیکیشن‌هایی که در ادامه معرفی می‌کنیم، در گروه اپ‌های یادداشت‌برداری و نوت‌نویسی قرار می‌گیرند و برخی دیگر در شمار اپلیکیشن‌های تخصصی اسکن کردن قرار می‌گیرند. قابلیت‌های این دو نوع اپلیکیشن تا حدی متفاوت است و می‌بایست به تناسب کاربری، بهترین گزینه را استفاده کنید.

Expensify

اپلیکیشن اکسپنسیفای محبوب‌ترین اپلیکیشن در زمینه‌ی مدیریت فاکتور است چرا که گزارشات اقتصادی و قابلیت ثبت هزینه‌ها در آن بسیار کاربردی است. می‌توانید مشخصات کارت‌های اعتباری خویش را نیز در این اپ وارد کنید. ارسال گزارش به ایمیل افراد مختلف نیز در خود اپلیکیشن صورت می‌گیرد.

یکی از اشکالات اپلیکیشن Expensify به سرعت عمل آن در استخراج اطلاعات از عکس‌ها یا در واقع اسکن‌ها مربوط می‌شود. گاهی ممکن است حتی یک ساعت هم زمان برای این کار صرف شود! کمپانی سازنده می‌گوید این سرعت پایین به این دلیل است که دقت را در اولویت قرار داده است و نه سرعت شناسایی اعداد و ارقام را، ولیکن این ادعا به نظر صحیح نمی‌رسد چرا که اپلیکیشن‌های مشابه با سرعت بالاتر و دقت مشابه، عکس را به اعداد و ارقام قابل‌ویرایش تبدیل می‌کنند.

متأسفانه نسخه‌ی رایگان اپلیکیشن اکسپنسیفای فقط ۵ اسکن در ماه انجام می‌دهد! برای اسکن کردن موارد بیشتر و استفاده از تمام قابلیت‌ها می‌بایست نسخه‌ی پولی آن را تهیه کنید. این اپ هم برای اندروید و هم برای iOS منتشر می‌شود.

Zoho Expense

این اپلیکیشن بخشی از مجموعه اپ‌های مالی و اقتصادی کمپانی Zoho است و خوشبختانه در آن قابلیت مدیریت کردن فاکتورها و همین‌طور استخراج متن از عکس‌ها و همین‌طور رهگیری هزینه‌ها وجود دارد.

در نسخه‌ی رایگان می‌توانید ماهانه ۱۰۰ اسکن انجام بدهید که نسبت به اغلب اپلیکیشن‌های مشابه، عالی به نظر می‌رسد. دقت و سرعت اسکن کردن نیز بسیار خوب است و اغلب مواقع در کمتر از یک دقیقه، عکس به متن تبدیل می‌شود. اما بخش ایجاد گزارش این اپ، عالی نیست.

اپلیکیشن Zoho Expense هم در محصولات اندرویدی و آیفون و آیپد قابل استفاده است.

Evernote اپلیکیشن محبوب یادداشت نویسی

تقریباً همه‌ی کاربران اندروید و iOS و حتی کاربران سیستم عامل‌های دستاپی مثل ویندوز، نام Evernote را شنیده‌اند. این اپلیکیشن یکی از معروف‌ترین و بهترین اپ‌های یادداشت‌برداری است. با این اپ می‌توانید عکس از فاکتورها و رسیدها و قبوض بگیرید و مثل دیگر یادداشت‌ها ذخیره کنید. مدیریت یادداشت‌ها در این اپلیکیشن بسیار ساده و عالی است چرا که می‌توانید لیبل خاصی برای فاکتورها و رسیدها در نظر بگیرید. علاوه بر این می‌توانید اسکن‌ها را به متن تبدیل کنید.

اورنوت مثل اپ‌های تخصصی مدیریت فاکتور و هزینه، قابلیت ایجاد گزارشات مالی ندارد اما در مقابل مزایایی مثل پشتیبانی از عکس‌های موجود در گالری دارد. به این ترتیب می‌توانید از فاکتوری عکس بگیرید و در مجالی دیگر آن را بررسی کرده، برچسب بزنید و در صورت نیاز به متن تبدیل کنید.

برای آشنایی با دیگر اپ‌های قدرتمند و محبوب در عرصه‌ی یادداشت‌برداری به مقاله‌ای که قبلاً منتشر کردیم رجوع کنید:

اپلیکیشن اورنوت هم مثل اپ‌های قبلی برای سیستم عامل اندروید و iOS منتشر شده است.

Google Lens و Google Photos

برای اسکن کردن و مرتب‌سازی اسکن فاکتورها و گزارشات مالی و قبوض، می‌توانید از اپلیکیشن قدرتمند Google Lens هم استفاده کنید. البته در صورت نسب نکردن اپ Google Lens می‌بایست از گوگل فوتوز که اپلیکیشن و سرویس محبوب گوگل برای مدیریت عکس است، استفاده کنید.

اگر از علاقه‌مندان به فرمان صوتی و دستیار صوتی هستید، می‌توانید به واسطه‌ی Google Assistant نیز از این اپ استفاده کنید. با گفتن فرمان Show me my receipts لیست فاکتورهای شما نمایش داده می‌شود. در Google Photos هم با تایپ کردن کلمه‌ی receipts، عکس‌هایی از نوع فاکتور نمایان می‌شود و می‌توانید مرتب‌سازی را به سادگی انجام دهید.

در نهایت اینکه استفاده از این اپ‌ها در عین سادگی، از نظر ایجاد گزارش مالی مفید نیست.

Smart Receipts

اپلیکیشن Smart Receipts هم یکی از اپ‌های مدیریت فاکتور است که قابلیت ایجاد گزارش و نمودارهای گرافیکی در آن وجود دارد. به علاوه تنظیمات زیادی برای سفارشی‌سازی ظاهری و مرتب‌سازی فاکتورها در نظر گرفته شده است.

نقطه ضعف این اپ در این است که در نسخه‌ی رایگان قابلیت OCR یا به زبان دیگر تبدیل عکس به متن وجود ندارد. فقط ۲ بار می‌توانید از این قابلیت به صورت رایگان استفاده کنید و از آن پس مجبور می‌شوید که اعداد و ارقام را به صورت دستی تایپ کنید. نکته‌ی جالب این است که حتی در نسخه‌ی پولی هم دقت تبدیل عکس به متن مطلوب نیست!

اما نیمه‌ی پر لیوان این است که گزارشات و نمودارها به صورت خودکار و عالی ایجاد می‌شوند.

Receipts by Wave For Business

همان‌طور که از عنوان اپ حدس زده‌اید این اپ در درجه‌ی اول برای پیگیری هزینه‌های مشاغل و تجار است. یکی از ویژگی‌های مثبت این اپ، قابلیت همگام‌سازی آن است. می‌توانید چند فاکتور را همزمان اسکن کنید و با دقت بسیار خوبی به متن تبدیل کرده و بین وسایل مختلف Sync کنید. حتی می‌توانید عکس فاکتورها که قبلاً گرفته شده و در گالری گوشی ذخیره شده را انتخاب کنید تا تبدیل عکس به متن انجام شود.

مزیت بعدی و مهم این اپلیکیشن، رایگان و نامحدود بودن تعداد اسکن‌ها است. از نقاط ضعف این اپلیکیشن می‌توان به نیاز به ایجاد حساب کاربری در وب‌سایت Wave برای ثبت کردن فاکتورها اشاره کرد که البته محدودیت مهمی برای عموم کاربران نیست اما در صورت نیاز به حفظ حریم خصوصی و رازداری، یک معضل جدی است.