چگونه محدودیت زمانی و تعدادی در Google Forms ایجاد کنیم؟

کاربردهای سرویس تحت وب Google Forms بسیار متنوع است. از فرم‌های ساده برای ثبت نام و ثبت مشخصات فردی گرفته تا فرم‌های پرسش و پاسخ یا دریافت تکالیف درسی و دیگر فایل‌ها، همگی با سرویس گوگل فرمز قابل پیاده‌سازی است. یکی از نیازهای کاربران Google Forms، محدود کردن تعداد فرم‌های ثبت‌شده و پاسخ‌ها است.

در این مقاله به چند روش محدود کردن تعداد پاسخ‌های و فرم‌های ثبت‌شده در این سرویس می‌پردازیم. با ما باشید.

استفاده از سرویس طراحی فرم گوگل که Google Forms‌ نامیده شده، بسیار ساده است. برای شروع نیاز به حساب کاربری گوگل یا به عبارت دیگر Gmail دارید. قبلاً در مقالاتی به برخی مثال‌های کاربردی در ارتباط با فرم‌های آنلاین Google Forms پرداختیم که مطالعه کردن آن توصیه می‌شود:

محدود کردن فرم‌های ثبت شده در Google Forms بدون افزونه‌ی جانبی

سرویس تحت وب Google Forms به صورت پیش‌فرض قابلیت محدود کردن ثبت فرم‌ها را دارد و البته این قابلیت ساده و ابتدایی است. در واقع می‌توانید تاریخ انقضاء و مهلت ثبت نام در نظر بگیرید و پس از روز مشخص شده، سوییچ گزینه‌ی دریافت پاسخ‌ها یا Accepting responses را به حالت غیرفعال جابجا کنید.

پس از غیرفعال کردن دریافت پاسخ‌ها، می‌توانید پیامی را برای کاربرانی که مراجعه می‌کنند، در کادر Messages for respondents تایپ کنید.

متأسفانه در حال حاضر راهی برای غیرفعال کردن سوییچ موردبحث به صورت خودکار و طبق زمان‌بندی دلخواه وجود ندارد! لذا در ادامه به دو روش دیگر اشاره می‌کنیم که به نصب کردن افزونه‌ی جانبی نیازمند است.

محدود کردن تعداد پاسخ‌ها در Google Forms‌ با formLimiter

افزونه‌ی formLimiter یکی از دو افزونه‌ای است که برای محدود کردن تعداد ثبت فرم‌ها در گوگل فرمز پیشنهاد می‌کنیم. این افزونه تنظیمات سفارشی‌سازی متعددی دارد و از نظر محدود کردن فرم‌های آنلاین، به مراتب بهتر است قابلیت ساده و ابتدایی اشاره شده است. به عنوان مثال می‌توانید تاریخ انقضاء را مشخص کنید تا دریافت پاسخ‌های جدید به صورت خودکار پس از تاریخ مشخص شده، متوقف شود.

برای نصب کردن افزونه‌ی formLimiter، یکی از فرم‌ها را در سرویس تحت وب گوگل فرمز باز کنید. سپس روی منوی سه نقطه در گوشه‌ی بالای صفحه و سپس روی گزینه‌ی Add-ons کلیک کنید.

به این ترتیب پنجره‌ی افزونه‌ها باز می‌شود. در این پنجره عبارت formLimiter را جستجو کنید و پس از یافتن افزونه، روی دکمه‌ی + کلیک کنید و دسترسی‌های لازم را بدهید تا افزونه نصب شود.

اکنون برای محدود کردن تعداد پاسخ‌ها،  روی دکمه‌ی افزونه‌ها کلیک کنید و formLimiter را انتخاب کنید. در ادامه می‌توانید نوع محدودسازی را انتخاب کنید.

به عنوان مثال اگر بخواهید پس از زمان دلخواهی، ثبت فرم‌ها متوقف شود، می‌بایست از منوی کرکره‌ای Limit Type حالت date and time را انتخاب کنید. سپس روی کادر انتخاب تاریخ یا Select date و انتخاب ساعت یا Select time کلیک کنید و روز و ساعت دلخواه را انتخاب کنید. برای محدودسازی تعداد ثبت فرم‌های تکمیل‌شده، نوع محدودسازی را روی number of form responses تنظیم کنید و سپس تعداد فرم‌ها را در کادر بعدی تایپ کنید.

در هر دو حالت موردبحث می‌توانید پیامی که پس از توقف دریافت پاسخ‌های جدید نمایش داده می‌شود را در کادر آخر تایپ کنید. قابلیت دریافت ایمیل در زمان توقف ثبت فرم‌ها نیز وجود دارد که با تیک زدن در آخرین گزینه فعال می‌شود.

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، پس از توقف دریافت پاسخ‌ها، پیامی که تایپ کرده‌اید به مراجعه‌کنندگان نمایش داده می‌شود:

محدودیت در فرم‌های گوگل با Control Accepting Responses

افزونه‌ی Control Accepting Responses از نظر قابلیت‌ها، کامل‌تر از افزونه‌ی قبلی است و در واقع پذیرش فرم‌های تکمیل‌شده را با تنظیمات بیشتری محدود می‌کند. به عنوان مثال اگر بخواهید پذیرش پاسخ‌ها پس از ۲ روز آغاز شود، این افزونه تنظیمات لازم را دارد. کافی است ابتدا تیک گزینه‌ی Start immediately را حذف کنید و سپس تاریخ شروع را در بخش Start Date انتخاب کنید. به همین ترتیب تاریخ توقف ثبت فرم‌ها نیز در بخش Stop Date قابل تنظیم است.

همان‌طور که در تصویر فوق مشاهده می‌کنید قابلیت وارد کردن تعداد پاسخ‌های دریافتی نیز در این افزونه پیش‌بینی شده است.

افزونه‌ی Timify.me برای تست‌های آنلاین سریع

افزونه‌ی Timify.me برای اعمال کردن نوع دیگری از محدودیت در ثبت فرم‌های گوگل طراحی شده است و به کمک آن می‌توانید مدت زمان تکمیل فرم‌هایی از نوع کوییز و تست آنلاین را محدود کنید.

استفاده از Timify.me مثل دو افزونه‌ی قبلی نیست بلکه واسط کاربری خاص خود را دارد. در واقع زمانی که فرمی را باز می‌کنید و این افزونه را فعال می‌کنید، فرم موردبحث در رابط کاربری Timify نمایش داده می‌شود. در وب‌سایت Timify.me می‌توانید برای فرم‌های آنلاین، لینک‌های سفارشی ایجاد کنید به طوری که لینک‌ها تنها یک مرتبه قابل استفاده باشند و در واقع از دریافت پاسخ‌های تکراری از افراد، جلوگیری شود. به علاوه می‌توانید صفحه‌ی شروع و صفحه‌ی پایان را نیز به صورت سفارشی طراحی کنید تا کوییز و تست آنلاین، کاملاً حرفه‌ای به نظر برسد.

برای استفاده از این افزونه، طبق معمول از طراحی Form در Google Forms شروع کنید. پس از تکمیل فرم، روی دکمه‌ی افزونه‌ها کلیک کنید و Timify.me و سپس Configure را انتخاب کرده و تیک Enable Add-on را بزنید.

در ادامه داشبورد Timify.me را باز کنید، لیست فرم‌های اخیری که ایجاد کرده‌اید در ستون کناری نمایش داده می‌شود. گام بعدی انتخاب Create links برای ایجاد لینک‌های سفارشی مخصوص افراد است و در ادامه می‌توانید نام افرادی که قرار است فرم را تکمیل کنند، وارد کنید.

پس از مشخص کردن زمان، روی دکمه‌ی Create کلیک کنید تا لینک دسترسی به فرم آنلاین ایجاد شود. برای هر شخص، یک لینک خاص ایجاد می‌شود. با کلیک روی دکمه‌ی Copy URL لینک را کپی کنید و برای شخص موردنظر بفرستید.

به این ترتیب شخصی که لینک را دریافت کرده و به صفحه‌ی مربوطه مراجعه می‌کند، با فرمی روبرو می‌شود که محدودیت زمانی برای تکمیل کردن آن وجود دارد.

guidingtechسیاره‌ی ‌آی‌تی