فرمت XLSB در Excel چیست و چگونه حجم فایل‌های بزرگ را کاهش می‌دهد؟

کار با فایل‌های بسیار بزرگ Excel می‌تواند به تجربه‌ای خسته‌کننده تبدیل شود؛ به‌خصوص زمانی که باز کردن و ذخیره کردن فایل زمان زیادی می‌برد یا اشتراک‌گذاری آن با همکاران دشوار می‌شود. در چنین شرایطی ممکن است تصور شود کندی عملکرد و حجم زیاد فایل، هزینه اجتناب‌ناپذیر کار با داده‌های حجیم است. اما همیشه چنین نیست.

یکی از راهکارهای ساده برای بعضی از فایل‌های بزرگ، ذخیره کردن Workbook با فرمت Excel Binary Workbook یا xlsb به جای فرمت استاندارد xlsx است. این فرمت برای ذخیره‌سازی باینری طراحی شده و مایکروسافت نیز آن را به عنوان یکی از فرمت‌های اصلی Excel معرفی می‌کند. در برخی Workbookهای حجیم، تغییر فرمت می‌تواند حجم فایل و زمان بارگذاری و ذخیره‌سازی را به شکل محسوسی کاهش دهد.

چرا فرمت XLSB برای فایل‌های بزرگ Excel مناسب است؟

یک گزینه ساده در Save As که ساختار فایل را تغییر می‌دهد

احتمالاً هنگام ذخیره کردن فایل در Excel بارها از منوی Save As عبور کرده‌اید، اما گزینه xlsb را انتخاب نکرده‌اید. xlsx از سال‌ها قبل فرمت استاندارد Workbook در Excel بوده و برای بیشتر فایل‌های معمولی انتخاب بسیار مناسبی است. با این حال، زمانی که حجم داده‌ها و پیچیدگی Workbook افزایش پیدا می‌کند، فرمت باینری می‌تواند مزیت بیشتری داشته باشد.

تفاوت اصلی xlsx و xlsb در نحوه ذخیره‌سازی اطلاعات است. xlsx بر پایه Open XML ساخته شده و داده‌های Workbook را در قالب ساختار XML ذخیره می‌کند. در مقابل، xlsb از ساختار باینری BIFF12 بهره می‌برد. مایکروسافت xlsb را به عنوان فرمت باینری Excel معرفی می‌کند و در مستندات خود آن را یک فرمت سریع برای بارگذاری و ذخیره‌سازی فایل‌های داده می‌داند.

همین تفاوت ساختاری می‌تواند در Workbookهای بزرگ اهمیت زیادی پیدا کند. میزان کاهش حجم به نوع داده‌ها، فرمول‌ها، قالب‌بندی و محتوای فایل بستگی دارد و نمی‌توان یک درصد ثابت را برای همه فایل‌ها اعلام کرد. با این حال، در بعضی Workbookهای حجیم، نسخه xlsb به شکل محسوسی کوچک‌تر از نسخه xlsx می‌شود.

این موضوع فقط به فضای ذخیره‌سازی مربوط نیست. مایکروسافت xlsb را یک فرمت fast load-and-save معرفی کرده است؛ بنابراین در فایل‌های بزرگ ممکن است باز کردن و ذخیره کردن Workbook نیز سریع‌تر انجام شود. میزان این بهبود به ساختار فایل و سخت‌افزار سیستم بستگی دارد.

چگونه فایل Excel را به فرمت XLSB تبدیل کنیم؟

فقط چند کلیک تا ذخیره فایل با فرمت باینری فاصله دارید

برای تبدیل یک Workbook موجود به xlsb لازم نیست فرمول‌ها یا داده‌های آن را تغییر دهید. کافی است فایل را در Excel باز کنید و هنگام ذخیره کردن، فرمت مناسب را انتخاب کنید.

مسیر ذخیره فایل:

در پنجره Save As، فهرست Save as type را باز کنید و گزینه Excel Binary Workbook (*xlsb) را انتخاب کنید. سپس فایل را ذخیره کنید. Excel فایل را با ساختار باینری جدید ذخیره خواهد کرد. مایکروسافت xlsb را به عنوان یکی از فرمت‌های رسمی و پشتیبانی‌شده Excel معرفی می‌کند.

بهتر است قبل از تبدیل Workbookهای مهم، یک نسخه پشتیبان از فایل اصلی xlsx نگه دارید. همچنین بعد از تبدیل، قسمت‌های مهم فایل مانند فرمول‌ها، نمودارها، اتصال‌های داده و ماکروها را بررسی کنید؛ زیرا مایکروسافت هشدار می‌دهد که هنگام تغییر فرمت فایل، بعضی قابلیت‌ها ممکن است به شکل متفاوتی منتقل شوند.

چرا XLSB فرمت پیش‌فرض Excel نیست؟

سرعت بیشتر همیشه به معنای انتخاب بهتر نیست

اگر xlsb می‌تواند برای Workbookهای بزرگ سریع‌تر و کم‌حجم‌تر باشد، این سؤال مطرح می‌شود که چرا xlsx همچنان فرمت پیش‌فرض Excel است.

پاسخ را باید در سازگاری جست‌وجو کرد. xlsx بر پایه Open XML ساخته شده و پشتیبانی گسترده‌ای در نرم‌افزارها و سرویس‌های مختلف دارد. به همین دلیل، زمانی که فایل قرار است خارج از محیط Excel مورد استفاده قرار بگیرد، xlsx معمولاً انتخاب مطمئن‌تری است.

در مقابل، xlsb یک فرمت باینری اختصاصی‌تر است و ممکن است همه برنامه‌ها و ابزارهای شخص ثالث از تمام قابلیت‌های آن پشتیبانی نکنند. بنابراین اگر Workbook قرار است میان افراد مختلف یا نرم‌افزارهای متفاوت جابه‌جا شود، سازگاری باید یکی از معیارهای اصلی انتخاب فرمت باشد.

Excel و Excel for the web از فایل‌های xlsb پشتیبانی می‌کنند، اما پشتیبانی از فرمت‌ها و قابلیت‌های Excel در نرم‌افزارها و سرویس‌های دیگر می‌تواند متفاوت باشد.

آیا XLSB از ماکروهای VBA پشتیبانی می‌کند؟

برای Workbookهای دارای اتوماسیون هم می‌تواند گزینه مناسبی باشد

یکی از مزیت‌های مهم xlsb این است که برخلاف xlsx می‌تواند کدهای VBA را در خود ذخیره کند. فرمت xlsx امکان ذخیره کدهای VBA را ندارد و برای Workbookهای دارای ماکرو باید از فرمت‌های دارای قابلیت ماکرو مانند xlsm یا xlsb استفاده شود.

به همین دلیل، تبدیل یک Workbook بزرگ دارای فرمول‌های سنگین و ماکروهای VBA به xlsb می‌تواند بدون کنار گذاشتن قابلیت‌های اتوماسیون انجام شود.

البته فعال بودن ماکروها به خودی خود به معنای خطرناک بودن فایل نیست و xlsb نیز الزاماً ناامن‌تر از هر فایل دیگری نیست. نکته مهم این است که xlsx نمی‌تواند کد VBA را ذخیره کند، در حالی که xlsb می‌تواند؛ بنابراین هنگام دریافت فایل‌های xlsb از منابع ناشناس باید مانند سایر فایل‌های دارای قابلیت اجرای کد، احتیاط لازم را رعایت کرد.

معایب XLSB چیست؟

فرمت کوچک‌تر و سریع‌تر برای همه Workbookها بهترین انتخاب نیست

مهم‌ترین نقطه ضعف xlsb زمانی مشخص می‌شود که Workbook قرار است با ابزارها یا سرویس‌هایی غیر از Excel استفاده شود. اگر محیط کاری شما به سازگاری گسترده با نرم‌افزارهای مختلف نیاز دارد، xlsx معمولاً گزینه مناسب‌تری است.

موضوع دیگر، قابلیت‌های Excel است. مایکروسافت اعلام می‌کند که هنگام تبدیل فایل بین فرمت‌های مختلف ممکن است بعضی داده‌ها یا قابلیت‌ها منتقل نشوند یا رفتار متفاوتی داشته باشند. در موارد خاص، Compatibility Checker نیز می‌تواند درباره قابلیت‌هایی که احتمال دارد هنگام تغییر فرمت تحت تأثیر قرار بگیرند هشدار دهد.

Power Query نیز باید جداگانه بررسی شود. Excel از وارد کردن داده از Workbookهای xlsb پشتیبانی می‌کند و مستندات فعلی Power Query نیز xlsb را در فهرست منابع قابل ورود قرار می‌دهند؛ بنابراین نمی‌توان گفت Power Query به طور کلی با xlsb ناسازگار است. با این حال، برای Workbookهای پیچیده بهتر است بعد از تبدیل، Queryها و Refresh داده‌ها آزمایش شوند.

از طرف دیگر، در صورت خراب شدن فایل، ساختار باینری می‌تواند بازیابی یا بررسی دستی داده‌ها را دشوارتر کند. به همین دلیل، برای Workbookهای مهم داشتن نسخه پشتیبان جداگانه همچنان ضروری است.

چه زمانی XLSB را انتخاب کنیم؟

برای فایل‌های بسیار بزرگ و سنگین ارزش امتحان کردن دارد

تغییر فرمت به xlsb قرار نیست جایگزین xlsx برای همه Workbookها شود. اگر فایل شما کوچک است و بدون مشکل باز و ذخیره می‌شود، احتمالاً دلیلی برای تغییر فرمت وجود ندارد.

اما اگر یک Workbook صدها مگابایت حجم دارد، تعداد زیادی فرمول و داده در آن وجود دارد یا ذخیره کردن و باز کردن آن زمان زیادی می‌برد، xlsb یکی از ساده‌ترین گزینه‌هایی است که ارزش آزمایش کردن دارد.

این فرمت به‌خصوص برای فایل‌هایی منطقی است که:

• حجم بسیار زیادی دارند.
• بیشتر در خود Excel استفاده می‌شوند.
• فرمول‌های سنگین یا داده‌های حجیم دارند.
• مرتب ذخیره و باز می‌شوند.
• به VBA و ماکرو نیاز دارند.
• برای اشتراک‌گذاری با نرم‌افزارهای غیر از Excel به سازگاری حداکثری نیاز ندارند.

در چنین شرایطی، بهتر است ابتدا یک نسخه پشتیبان از xlsx نگه داشته شود، سپس نسخه xlsb ساخته و حجم و سرعت باز و ذخیره شدن هر دو فایل مقایسه شود. به این ترتیب می‌توان بدون ریسک، مشخص کرد که آیا Workbook موردنظر واقعاً از تغییر فرمت سود می‌برد یا خیر.

XLSB برای چه کسانی بهترین انتخاب است؟

xlsb یک راهکار جادویی برای سریع کردن تمام فایل‌های Excel نیست، اما برای Workbookهای بزرگ می‌تواند تفاوت قابل‌توجهی ایجاد کند. مایکروسافت نیز این فرمت را به عنوان فرمت باینری Excel و گزینه‌ای مناسب برای بارگذاری و ذخیره سریع داده‌ها معرفی می‌کند.

اگر فایل‌های Excel بزرگ بخش مهمی از کار روزمره هستند، بهتر است xlsb را نادیده نگیرید. ممکن است راه‌حل مشکل حجم و کندی Workbook، نه تغییر سخت‌افزار یا حذف فرمول‌ها، بلکه همان گزینه‌ای باشد که سال‌ها در منوی Save As دیده‌اید اما هیچ‌وقت انتخاب نکرده‌اید.

‌سیاره‌ی آی‌تی