با افزایش تعداد افرادی که از راه دور کار می‌کنند، خطوط ثابت سنتی نمی‌توانند نیازهای کسب و کار شما را برآورده کنند. بنابراین باید راه بهتری را برای مدیریت ارتباطات تجاری خود و پیشرفت کسب و کارتان بیابید. شماره مجازی شماره تلفنی است که به یک مکان فیزیکی محدود نمی‌شود. از شماره‌های مجازی می‌توان برای برقراری یا دریافت تماس با هر تلفنی مانند تلفن‌های رومیزی VoIP، تلفن‌های همراه یا تلفن‌های نرم‌افزاری استفاده کرد. این مورد برای کارمندان در دفتر یا کسانی که در خانه کار می‌کنند عالی است.
میتوانید انتخاب کنید کدام دستگاه‌ها، تماس‌ها را از شماره تلفن مجازی دریافت کنند و در صورت نیاز آنها را تغییر دهید. شماره تلفن‌های مجازی برای پذیرش تماس‌های مشتریان در سراسر جهان، صرف نظر از اینکه دفاتر آنها در کجا واقع شده‌اند، بسیار مهم هستند. با این کار آنها می‌توانند با یک خط ارتباطی یکسان با مشتریان خود در سراسر جهان ارتباط برقرار کنند. همانطور که میدانید از مهمترین مواردی که در هنگام استفاده از شماره مجازی باید به آن توجه نمود، جلوگیری از دسترسی هکرها به اطلاعات موجود و نشت اطلاعات است؛ با توجه به این موضوع اگر تمایل دارید تا دانش خودتان را در زمینه امنیت در شبکه های کامپیوتری افزایش دهید پیشنهاد میکنم آموزش امنیت در شبکه های کامپیوتری و اینترنت فرادرس را دریافت کنید؛ برای دریافت این آموزش میتوانید روی لینک زیر کلیک کنید:
شماره تلفن مجازی چگونه کار می‌کند؟
برای استفاده از شماره تلفن‌های مجازی نیازی به سیم کارت یا آدرس فیزیکی نیست. در عوض، شماره‌های مجازی تماس‌ها را از طریق صدا بر روی پروتکل اینترنت (Voice Over Internet Protocol (VoIP)) می‌پذیرند. اساساً، این همان فناوری اثبات شده‌ای است که برای برقراری تماس و پیامک از طریق iMessage، WhatsApp یا Google Voice استفاده می‌شود.
تماس‌های تلفنی شما دیجیتالی شده و از طریق اینترنت و شبکه‌های تلفن سنتی متصل می‌شوند. شما میتوانید از فرآیندی به نام انتقال شماره تلفن استفاده کنید تا مطمئن شوید که میتوانید شماره تلفن کسب و کار خود را بدون در نظر گرفتن ارائه دهنده VoIP خود، با خود ببرید. در نتیجه، تنها چیزی که نیاز دارید یک اتصال داده سریع و قابل اعتماد- 4G LTE یا Wi-Fi- برای برقراری تماس است. اینگونه است که شماره تلفن‌های مجازی به شما این امکان را می‌دهد که از طریق تلفن همراه خود تماس بگیرید.
نحوه دریافت شماره تلفن مجازی
شکی نیست که شماره تلفن مجازی از شماره تلفن ثابت سنتی سودمندتر است. این شماره تلفن‌ها برای مشاغل کوچک با کارکنان از راه دور و همچنین شرکت‌های بزرگتر که نیاز به مدیریت ارتباطات در مراکز تماس خود دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
مرحله 1: در مورد کد منطقه یا نوع شماره تلفن مجازی مورد نظر خود تصمیم بگیرید. در اینجا تعدادی از محبوب‌ترین شماره تلفن‌های مجازی آورده شده است:
- شماره تلفن مجازی شیکاگو (کد منطقه 312، 773، 708)
- شماره تلفن مجازی لس‌آنجلس (کد منطقه 310، 424)
- شماره تلفن مجازی آتلانتا، جورجیا (کد منطقه 470، 678، 770)
- شماره تلفن مجازی بیکرزفیلد، کالیفرنیا (کد منطقه 661)
- شماره تلفن مجازی کلمبوس، اوهایو (کد منطقه 614)
- شماره تلفن مجازی مسا، آریزونا (کد منطقه 480)
مرحله 2: قیمت‌ها را مقایسه کنید و طرحی را خریداری کنید که متناسب با نیاز شما باشد.
مرحله 3: شماره تلفن مجازی خود را از یک ارائه دهنده VoIP خریداری کنید.
برنامه‌های مختلفی برای ساخت این نوع شماره‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، همچون Nextiva، RingCentral، Vonage، Hushed، Grasshopper، Avoxi، OnSIP و تعدادی دیگر.
تفاوت بین شماره تلفن مجازی و شماره تلفن معمولی چیست؟
شماره تلفن‌های سنتی معمولاً توسط شرکت تلفن محلی نصب و ارائه می‌شوند. شرکت‌های ارائه دهنده تلفن معمولاً خطوط تلفن را به آدرس خیابان محل نصب آن اختصاص می‌دهند. خطوط تلفن سنتی نیاز به خطوط تلفنی دارند که در سرتاسر ساختمان به هر تلفن رومیزی وصل شود. نصب خطوط مخابراتی همیشه آسان نیست و نصب آن در هر دفتری امکانپذیر نیست.
در حالی که، یک شماره تلفن مجازی به یک مکان محدود نمی‌شود. این نوع شماره تلفن برای کارمندان هم در داخل و هم در خارج از دفتر کار می‌کند. این بدان معناست که افراد تیم شما می‌توانند از شماره مجازی موجود در دفتر، خانه یا تلفن همراه خود تماس‌ها را دریافت کنند و، بسته به نوع کار و در دسترس بودن کارکنان خود، میتوانید انتخاب کنید چه کسی تماس‌های دریافتی را از شماره تلفن مجازی دریافت کند.
چند مزیت برتر شماره تلفن مجازی
شماره تلفن مجازی مزایایی را در مقایسه با خطوط تلفن معمولی برای کسب و کار شما فراهم می‌کند. در ادامه چند مزیت مفید در مورد دریافت شماره مجازی را مورد بحث قرار می‌دهیم. بنابراین، شما میتوانید دید بهتری نسبت به این شماره‌ها داشته باشید و تصمیم بگیرید که آیا کسب و کار شما به دریافت شماره مجازی نیاز دارد یا خیر.
از هر جایی تماس بگیرید
یک شماره تلفن سنتی به یک تلفن رومیزی متصل می‌شود. چه اتفاقی می‌افتد وقتی فردی که در آنجا کار می‌کند، خارج از دفتر باشد؟ فرد تماس گیرنده چاره‌ای ندارد جز اینکه پیغام صوتی بفرستد. برخی تحقیقات نشان می‌دهد که اگر مشتریان به پست صوتی شما برسند، با شما تماس نخواهند گرفت. دریافت شماره مجازی این مشکل را حل می‌کند. میتوانید از نمایندگان و کارکنان خود بخواهید به تماس‌های تلفن همراهشان پاسخ دهند و با استفاده از قابلیت شماره مجازی احتمال اینکه تماسی از دست برود و مشتریان خود را از دست دهید، کاهش یابد.
پست صوتی مدرن
اگر همچنان تمایل به استفاده از صندوق پست صوتی دارید، یک سیستم تلفن مجازی پیام را رونویسی می‌کند و در عرض چند ثانیه برای شما ایمیل می‌کند.
حذف هزینه‌های گزاف قیمت شماره تلفن‌های محلی
مردم در هر نقطه از جهان می‌توانند بدون پرداخت هزینه‌های گران تماس از سیستم تلفن مجازی شما استفاده کنند. با دریافت شماره مجازی، مشتریان شما صرفنظر از اینکه در کدام کشور هستید، بدون پرداخت هزینه اضافی می‌توانند با تیم شما در ارتباط باشند.
جدا کردن تماس های تجاری و شخصی
فقط برای تماس‌های دریافتی نیست که یک شماره تلفن مجازی مفید است. میتوانید از همان شماره برای برقراری تماس‌های خروجی نیز، چه با مشتریان یا همکارانتان استفاده کنید. برای برقراری تماس‌های خروجی، شماره‌های مجازی این قابلیت را دارند که شناسه تماس گیرنده نمایش داده نشود. همچنین میتوانید ساعات کاری را برای شماره تلفن مجازی انتخاب کنید تا تماس‌های ورودی را بپذیرد یا در خارج از این ساعات آنها را به یک پست صوتی هدایت کنید.
توسعه آسان شماره مجازی برای کسب و کار شما
هر زمان که نیاز داشتید میتوانید به راحتی یک شماره مجازی اضافه کنید. برخلاف سیستم‌های تلفن سنتی، برای شروع نیازی به تنظیمات فیزیکی ندارید. این باعث می‌شود که به راحتی هر تعداد شماره مجازی را بسته به نیازهای کسب و کار خود اضافه کنید.
روش ساخت شماره مجازی
بر خلاف آنچه ممکن است تصور کنید، ساخت شماره مجازی آسان است. برای داشتن این شماره نیازی به تخصص کدنویسی ندارید. تنها چیزی که نیاز دارید این است که نرم‌افزار مناسبی را پیدا کنید که به شما در انجام این کار کمک کند.
شاید برای ایجاد شماره تلفن مجازی تردید داشته باشید زیرا فکر می‌کنید کسب و کار شما به آن نیاز ندارد. به هر حال، مشاغل کوچک و بزرگ به دریافت شماره مجازی نیاز دارند. مشتریان شما باید به راحتی به شما دسترسی داشته باشند. اگر یک شماره تلفن مجازی همیشه روشن داشته باشید، میتوانید در هر جایی به راحتی با مشتریان خود در ارتباط باشید. البته، ممکن است از روش‌های ارتباطی دیگری مانند پیام‌های متنی یا ایمیل تجاری نیز استفاده کنید. اما باید توجه داشت که هیچ چیز بهتر از ارتباط انسانی شما هنگام برقراری تماس با مشتریان خود نیست. این کار باعث ایجاد اعتماد بیشتر در مخاطبان می‌شود و برای استفاده از خدمات شما بیشتر ترغیب شوند.
شماره تلفن‌های مجازی به جای یک شرکت تلفن یا دکل تلفن همراه برای ارائه پوشش به اینترنت متکی هستند که به کاربران این امکان را می‌دهد که از طریق تلفن یا رایانه ارتباط برقرار کنند. همچنین این امکان را برای شما فراهم می‌کند که در زمان‌های خاصی در دسترس باشید و تمام تماس‌هایی را که در ساعات کاری دریافت می‌کنید به یک خط تلفن مجازی هدایت کنید.
آیا میتوانید از شماره تلفن مجازی ایالات متحده برای OTP استفاده کنید؟
بله، میتوانید از شماره تلفن مجازی ایالات متحده برای دریافت پیامک‌های یکبار رمز عبور (OTP) استفاده کنید. این روش تقریباً مشابه روش هر شماره معمولی دیگری خواهد بود. با این حال، به خاطر داشته باشید که شماره تلفن مجازی ایالات متحده تنها با سرویس‌های آنلاین یا برنامه‌هایی که شماره تلفن ایالات متحده را می‌پذیرند، کار می‌کند. همچنین، در حالی که اکثر برنامه‌ها و سرویس‌ها شماره تلفن‌های مجازی را می‌پذیرند، برخی برنامه‌ها آن را اسپم می‌دانند. به همین دلیل، توصیه می‌شود که از قبل این مورد را با ارائه دهنده شماره تلفن مجازی انتخابی خود چک کنید.
امکان استفاده از شماره تلفن‌های مجازی ایالات متحده برای تأیید حساب
میتوانید از یک شماره تلفن مجازی ایالات متحده برای تأیید حساب‌های خود استفاده کنید. اگر نمی‌خواهید شماره تلفن شخصی خود را برای خدمات آنلاین به اشتراک بگذارید، حتی برای تأیید، شماره تلفن‌های مجازی یک جایگزین عالی هستند. چندین ارائه دهنده شماره مجازی وجود دارند که به کاربران یک شماره تلفن ثانویه ارائه می‌دهند. این شماره تلفن ثانویه که به عنوان شماره تلفن مجازی نیز شناخته می‌شود، می‌تواند برای ثبت نام در سرویس‌های وب یا برنامه‌ها استفاده شود. علاوه بر این، این شماره‌ها با اکثر برنامه‌ها و خدمات سازگار هستند. اینگونه است که شماره تلفن‌های مجازی ایالات متحده به شما این امکان را می‌دهد که نه تنها شماره تلفن خود را خصوصی نگه دارید بلکه خود را از پیام‌ها و تماس‌های ناخواسته نیز نجات دهید.
هنگام دریافت شماره مجازی به چه ویژگی‌های کلیدی باید توجه کنید
امروزه خدمات شماره تلفن مجازی زیادی وجود دارد. سرویس‌های رایگان مانند Google Voice و همینطور گزینه‌های پولی به کسب و کارها کمک می‌کنند تا خدمات تلفنی مورد نیاز خود را دریافت کنند.
هنگام تحقیق در مورد خدمات تلفن مجازی، مطمئن شوید که آنها دارای ویژگی‌های زیر هستند:
پشتیبانی از تلفن گویا و افزونه‌های فردی
بسته به اندازه کسب و کارتان، احتمالاً برای مسیریابی تماس به یک پاسخگوی خودکار نیاز دارید. در حالی که میتوانید چندین شماره تلفن را در وب سایت خود فهرست کنید، یک پاسخگوی خودکار می‌تواند کار شما را آسان‌تر کند. به این ترتیب، میتوانید یک شماره تلفن اصلی را به اشتراک بگذارید که در صورت تماس با آن شماره دسترسی به هر کارمندی در سازمانتان امکانپذیر باشد. کارمندان شما می توانند شماره تلفن‌های مربوط به کار خود را داشته باشند که از طریق یک برنامه افزودنی قابل دسترسی باشد.
ارسال پیامک (SMS و MMS)
بسیاری از کسب و کارها از پیامک به عنوان کانال ارتباطی مشتری استفاده می‌کنند. در حالی که این کانال به عنوان کانال پشتیبانی، جایگزین ایمیل و تماس‌های تلفنی نشده است، شایان ذکر است که هر ساله افزایش اندکی در پشتیبانی پیامک‌ها وجود دارد. با یک شماره تلفن مجازی، میتوانید به مشتریان خود پیامک ارسال کنید و پاسخگوی نیازهای مشتریان خود باشید. همچنین، در صورتی که کارکنان شما نیاز به برقراری ارتباط داشته باشند، می‌توان از پیام‌های متنی به صورت داخلی نیز استفاده کرد.
پست صوتی به متن
بسیاری از مردم زمان برای بررسی پست صوتی خود ندارند. با خدمات تلفن مجازی، میتوانید پیام‌های صوتی خود را به طور خودکار رونویسی کنید و از طریق متن یا ایمیل ارسال کنید.
شماره تلفن‌های تجاری فردی و مشترک
شماره تلفن‌های مشترک برای تیم‌های پشتیبانی مشتری عالی هستند. همچنین اگر کارمندی در دسترس نیست و شخص دیگری باید از طرف او پاسخ دهد، میتوانید از شماره تلفن مشترک استفاده کنید. هر کارمند همچنین به شماره کسب و کار شخصی خود نیز نیاز دارد. با یک سیستم تلفن مجازی، میتوانید شماره خاصی را بسته به نوع استفاده، خصوصی یا اشتراک‌گذاری کنید.
ضبط تماس
ضبط تماس یک ویژگی مفید است زیرا برخی از تماس‌های تلفنی باید ضبط شوند. با یک شماره تلفن مجازی میتوانید تماس‌های مشتری، تماس‌های فروش و موارد دیگر را تنها با یک کلیک ضبط کنید. برخی از سیستم‌های تلفن حتی امکان ضبط تمام تماس‌ها را به صورت خودکار فراهم می‌کنند. با این کار میتوانید خدمات نمایندگی‌های فروش و پشتیبانی مشتری را بهتر ارائه دهید، سوابق مشتریان را نگهداری کنید، سلامت کسب و کار خود را حفظ کنید، و به طور کلی برای ارتقاء کسب و کار خود از این مزیت هم بهره ببرید. برای استفاده از این مورد مطمئن شوید که به طور قانونی تماس‌های تلفنی را ضبط می‌کنید. در پایان مایلم آموزش شناخت انواع هک و روش های مقابله با آن را که توسط فرادرس منتشر شده است به شما معرفی کنم؛ برای دریافت این آموزش روی لینک زیر کلیک کنید:
سیاره‌ی آی‌تی