اگر نتوانید سطح کارآمدی پروژه‌های خود را بالا نگه دارید، مشتری‌هایتان دچار استرس و از شما ناراضی می‌شوند. علاوه بر این، گاهی اوقات افراد در تخصیص انرژی و زمان برای کارهای مختلف ناتوان‌اند. به همین خاطر بعضی کارها انجام می‌شود اما برخی دیگر ناتمام می‌ماند.

خوشبختانه، ابزارهای زیادی برای مدیریت پروژه وجود دارد. هرچند برخی از این ابزارها پولی هستند ولی با کمی جستجو می‌توانید نمونه‌های رایگان آن‌ها را هم پیدا کنید.

اما سوال این است که آیا حتماً باید به سراغ ابزارهای پولی برویم یا همان ابزارهای رایگان هم کار ما را راه می‌اندازد؟ در ادامه‌ی مطلب با سیاره‌ی آی‌تی همراه باشید تا با هم بعضی از این برنامه‌ها را بررسی کرده و ببینیم کدام یک با نیاز ما متناسب‌تر است.

بهترین ابزارهای رایگان مدیریت پروژه

اگر احساس می‌کنید که بودجه‌ی کافی برای خرید نرم‌افزار ندارید، نگذارید این عامل جلوی کار شما را بگیرد. ابزارهای مدیریت پروژه‌ای که در ادامه معرفی می‌کنیم علی‌رغم رایگان بودن قابلیت‌های زیادی دارند که تا زمانی که بتوانید جذب سرمایه داشته باشید می‌توانند به برنامه‌ریزی‌های شما کمک کنند.

MeisterTask

نسخه‌ی رایگان این ابزار مدیریت پروژه برای کمک به شما در سازمان‌دهی کارهایتان از روشی رنگ-محور استفاده می‌کند. در این برنامه می‌توانید کارهای در جریان، کارهای کامل شده، چیزهایی که باید بررسی شود و مواردی از این دست را در داشبورد خود ببینید.

البته امکان شخصی‌سازی گزینه‌های موجود در صفحه‌ی اصلی MeisterTask وجود دارد. این کار به شما کمک می‌کند به آسانی بفهمید از آخرین دفعه‌ای که به برنامه سر زده‌اید چه اتفاقاتی افتاده است. علاوه بر این می‌توانید تصمیم بگیرید که کارهای روزانه‌ی خود را روی چه چیزی متمرکز کنید.

هر کار و وظیفه شامل کلیه‌ی اطلاعاتی است که اعضای تیم برای انجام آن کار لازم دارند. مضاف بر این، در این برنامه امکانی برای چت و گفت‌وگو میان اعضا وجود دارد و کاربران می‌توانند فایل‌هایی با حداکثر اندازه‌ی ۲۰ مگابایت را از این طریق برای یکدیگر ارسال کنند.

قیمت نسخه‌ی پولی این برنامه به ازای هر کاربر و هر ماه از ۸.۲۵ دلار شروع می‌شود.

Asana

اصل اول در Asana سادگی است، بنابراین پس از نصب بلافاصله می‌توانید از این برنامه استفاده کنید. برای مشاهده‌ی کارهای پیش رو به راحتی می‌توانید از رابط کاربری یا صندوق ورودی Asana استفاده نمایید. با توجه به بخشی که تحت عنوان Priority Levels وجود دارد، اعضای تیم به سرعت می‌توانند بفهمند که ابتدا باید کدام کارها را انجام دهند.

نسخه‌ی رایگان Asana تنها به ۱۵ نفر اجازه‌ی کار روی یک پروژه را می‌دهد. جستجو برای کارهای مختلف در این برنامه سریع و راحت است و داشبورد ساده‌ای در آن وجود دارد.

قیمت نسخه‌ی پولی این برنامه به ازای هر کاربر و هر ماه از ۹.۹۹ دلار شروع می‌شود.

Trello

Trello با استفاده از قالب منحصر به فرد خود نسبت به سایر ابزارها کمی فرق می‌کند. در این وب‌اپلیکیشن کارت‌ها به میز پروژه‌ها می‌رود و با توجه به نیازهای شخصی یا تجاری خود می‌توانید آن‌ها را ایجاد کنید. بعد از کلیک روی هر کارت می‌توانید آن را با اطلاعاتی نظیر تاریخ، اعضای تیم و فایل‌های مربوطه پر نمایید.

از آن‌جایی که Trello مبتنی بر فضای ابری است، به راحتی از هر جایی می‌توانید به پروژه‌های خود دسترسی داشته باشید و جدیدترین به‌روز رسانی‌ها را بر روی همه‌ی دستگاه‌های خود دریافت کنید.

استفاده از نسخه‌ی رایگان Trello امکان استفاده از بی‌نهایت میز کار یا Board، لیست و کارت را فراهم می‌سازد. علاوه بر این می‌توانید فایل‌هایی با حداکثر اندازه‌ی ۱۰ مگابایت را در این برنامه آپلود کنید.

قیمت نسخه‌ی پولی ترلو، ۹.۹۹ دلار است.

Freedcamp

یکی از مزایای استفاده از نسخه‌ی رایگان Freedcamp این است که می‌توانید کارهای مورد نظرتان را بر اساس نیازهای خود مرتب کنید. برای مثال، شاید قالب لیست tried-and-true را ترجیح بدهید. یا اگر طرفدار افزونه‌ی Kanban باشید، ایجاد میزهای کار احتمالاً با شیوه‌ی کاری شما بهتر جواب می‌دهد.

Freedcamp انعطاف‌پذیری خوبی برای ایجاد تمایز میان کارهای عمومی و خصوصی ایجاد می‌کند. اگر زندگی شخصی و شغلی شما به یک اندازه شلوغ و پرمشغله است، این ویژگی به شما کمک می‌کند بتوانید کارهای خود را بهتر انجام دهید.

علاوه بر این، برای آگاهی از جریان پروژه‌های مختلف می‌توانید از ویژگی ردیابی مسائل یا issue tracker، تقویم، و دیوار ارتباطات اجتماعی یا social communication wall استفاده کنید. اگر می‌خواهید پروژه‌های سنگین انجام دهید، کار را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا با راحتی بیشتری بتوانید بخش‌های مختلف آن را جلو ببرید.

قیمت نسخه‌ی پولی برنامه به ازای هر ماه از ۳.۹۹ دلار شروع می‌شود.

بهترین ابزارهای پولی مدیریت پروژه

ابزارهای رایگان نیاز کسب و کارهای کوچک را به خوبی برطرف می‌کند، اما ابزارهای پولی برای شرکت‌های بزرگی که به انجام پروژه‌های گسترده می‌پردازند لازم است. بهترین این ابزارها قابلیت‌هایی برای همکاری تیمی، مدیریت کارها، زمان‌بندی پروژه، و قابلیتی برای اشتراک‌گذاری اسناد دارند که به افراد اجازه می‌دهد با سایر بخش‌های شرکت همکاری داشته باشند.

Táve

این برنامه به شما کمک می‌کند یک جریان کاری بی‌دردسر همراه با یک چک‌لیست کارآمد داشته باشید. Táve علاوه بر ارائه‌ی لیست‌های متن-محور، برای هر پروژه امکان ایجاد نمودارهای متنوع و رنگی را هم فراهم می‌کند. از این طریق، می‌توانید با یک نگاه به مسئولیت‌های مختلف نگاه کنید و ضرب العجل‌های زمانی را در نظر داشته باشید.

Táve چیزی فراتر از یک ابزار مدیریت پروژه‌ی ساده است. با این برنامه می‌توانید ارسال ایمیل را برنامه‌ریزی کرده و آن‌ها را دنبال کنید تا مطمئن شوید که مشتریان پیغام شما را خوانده‌اند. با کمک ابزار Lead Management می‌توانید روی فرصت‌های شغلی احتمالی جدید سرمایه‌گذاری کنید. علاوه بر این، کارهایی مثل ارسال یادآور مربوط به جلسات، ادامه‌ی گفته‌ها، و یادآورهای مربوط به صورت‌حساب‌ها را به طور خودکار با این برنامه انجام دهید.

نسخه‌ی اصلی Táve برای دسکتاپ وجود دارد، ولی می‌توانید رویدادهای تقویم آن را با سیستم عامل iOS یا اندروید هم سینک کنید.

قیمت این سرویس به ازای هر ماه از ۱۲.۴۹ دلار شروع می‌شود. این قیمت بسته به نیاز شما و مدت زمان ارائه‌ی خدمات ممکن است افزایش یابد. البته کاربران می‌توانند پیش از خرید نسخه‌ی پولی به مدت ۳۰ روز از نسخه‌ی آزمایشی Táve استفاده کنند.

Casual

تصویرسازی کردن از روند پیشرفت یک پروژه همیشه به معنای تخصیص کارها به اعضای مختلف تیم و نوشتن ایده‌ها نیست. Casual به جای این چیزها، بیشتر روی روابط میان قدم‌های مختلف درگیر در هر پروژه تمرکز می‌کند.

ابتدا اهداف خود را تبیین کنید، سپس با اعضای تیم مشورت کرده و خصوصیات آن هدف را مطرح نمایید. هر هدف می‌تواند فرآیندهای فرعی داشته باشد که رسیدن به سرانجام کار را ممکن می‌کند. عواملی چون اضطرار و تعداد افراد حاضر در هر تیم می‌تواند روی تکالیف کارمندان تاثیر داشته باشد.

Casual همه‌ی این جنبه‌ها را به شکل بصری در یک فلوچارت برای شما به نمایش در می‌آورد. این روش به جای لیست‌های بلند بالا، به خوبی به هر شخص نشان می‌دهد که کارش در برآیند کلی پروژه چه نقشی ایفا خواهد کرد. با این حال اگر همچنان روش لیستی را ترجیح می‌دهید، Casual به طور خودکار آن‌ را هم در کنار چارت برای شما ایجاد می‌کند.

اعضای تیم لیست کارها را دریافت می‌کنند تا به وظایف خود دسترسی سریع داشته باشند. علاوه بر این مسئولیت‌ها به ترتیب صحیح قابل مشاهده هستند، بنابراین امکان گیج شدن افراد به حداقل می‌رسد. اگر مدیر پروژه تنگنا یا بن‌بستی را مشاهده کند، می‌تواند ترتیب فرآیندها را تغییر دهد تا مشکل برطرف شود.

قیمت‌ها به ازای هر ماه از ۷ دلار شروع می‌شود.

ActiveCollab

اگر احساس می‌کنید که استفاده از ایمیل به عنوان ابزاری برای مدیریت پروژه کافی نیست، ActiveCollab را امتحان کنید. این ابزار هم مثل اکثر رقبا مبنتی بر فضای ابری است. البته می‌توانید آن را روی سرور شرکت هم نصب کنید.

بعضی از اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه اجازه‌ی دسترسی به داشبورد را فقط به مدیران می‌دهند. اما ActiveCollab به همه‌ی اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا از شک و تردید درباره‌ی زمان و کارهایی که باید انجام شود جلوگیری کند.

این اپلیکیشن دردسرهای مربوط به انجام کارهای حسابداری را نیز حل کرده است. چون این برنامه قابلیتی برای ردیابی زمان دارد. ساعت‌هایی که برای یک پروژه صرف شده در داشبورد اعضای تیم نمایش داده می‌شود تا کارمندان به راحتی بتوانند خروجی کار را دنبال کنند.

قابلیت جستجو با امکان فیلتر کردن کارها باعث صرفه‌جویی در زمان افراد می‌شود. می‌توانید نتایج کار را بر اساس کارمند مربوطه، زمان کار یا برچسب آن محدود کنید. ActiveCollab هم مثل اکثر ابزارهای مدیریت پروژه‌ای که تا این‌جای کار به شما معرفی کردیم، امکان آپلود فایل و بیان نظر درباره‌ی کارها را در اختیار شما قرار می‌دهد. علاوه بر این، می‌توانید ارتباط با مشتریان را مخفی کرده یا به آن‌ها اجازه دهید تا برای شفافیت بیشتر پیغام‌های شما را ببینند.

قیمت‌ها به ازای هر ماه از ۲۵ دلار شروع می‌شود.

Flow

با استفاده از Flow می‌توانید کارها را به شکل لیست یا کارت درآورید. این اپلیکیشن یک خط زمانی هم دارد که از حالت کشیدن-و-رها کردن یا drag-and-drop پشتیبانی می‌کند. با پیش رفتن پروژه می‌توانید این خط زمانی را بررسی کنید و در صورت لزوم تاریخ شروع یا پایان کار را تغییر دهید. قابلیت دیگری که برای کار گروهی وجود دارد به شما اجازه می‌دهد که کارها را به چند نفر محول کنید تا افراد بتوانند با هم کار کنند.

علاوه بر این در داشبورد این برنامه بخشی تحت عنوان Catch-Up وجود دارد که اگر مدتی از پروژه دور باشید و دوباره بخواهید به آن برگردید بسیار مفید است. این بخش اطلاعات مربوط به هر کار را نشان می‌دهد و از ارائه‌ی جزئیات اضافی جلوگیری می‌کند. فید نوتیفیکیشن هم با اعلام اطلاعات جدید و زمان مربوط به آن‌ها، همین کار را انجام می‌دهد.

قیمت‌ها به ازای هر کاربر و هر ماه از ۶.۴۰ دلار شروع می‌شود.

کدام ابزار مدیریت پروژه برای شما مناسب است؟

لیست بالا اطلاعات خوبی برای آغاز کار و تصمیم‌گیری در اختیار شما قرار می‌دهد. اگر هنوز تصمیم نگرفته‌اید که بین گزینه‌های رایگان و پولی یکی را انتخاب کنید، به خاطر داشته باشید که خیلی از ابزارهای مکمل محدودیت‌های قابل توجهی دارند.

برای مثال در بسیاری از این ابزارها فقط دو نفر می‌توانند روی یک پروژه کار کنند. برخی از ابزارهای رایگان برای اندازه‌ی فایل‌های ارسالی هم محدودیت تعیین می‌کنند و سازگاری خاصی با سایر اپلیکیشن‌های کاربردی ندارند.

اگر روی پروژه‌های سبک و ساده کار می‌کنید و نیازی به ویژگی‌های پیشرفته ندارید، می‌توانید از ابزارهای رایگان استفاده کنید، اما اگر پروژه بزرگ است و قرار است افراد زیادی روی آن کار کنند، پیشنهاد می‌کنیم بخشی از بودجه‌ی خود را برای تهیه‌ی یک ابزار پولی اختصاص دهید.